Manava — Forum MANAVA

Mise à jour du 11/01/2021

Isabelle — Mon, 11 Jan 2021 14:27:28 +0000

Une mise à jour vient d'être installée, avec :

L'export comptable

Manava permet maintenant d'exporter vos données sous forme d'écritures comptables (ventes, achat, règlement, TVA). Vérifiez auprès de votre comptable le format d'export attendu et la validité des données générées.
Documentation export comptable Manava

Et bien sûr, nous vous souhaitons une excellente année 2021 !

2020 aura été une année particulière, mais restons optimistes et gageons que 2021 sera le retour à une activité "normale"

Bonne journée à vous.

Bonne Année !

Isabelle — Tue, 21 Jan 2020 23:35:46 +0000

Pour commencer cette nouvelle année, nous avons ajouté quelques fonctionnalités que nous vous invitons à découvrir : Nouveau menu, planning "zoomable" avec recherche ....
Une bonne année 2020 à tous !
N'hésitez pas à nous faire part de vos voeux d'amélioration pour cette année.

Taxe de séjour : Edition du registre du logeur

Isabelle — Tue, 21 Jan 2020 23:25:53 +0000

A la demande de Nicolas, nous avons ajouté la colonne prix unitaire dans l'édition "privée" du registre du logeur. Cette valeur était demandée dans son formulaire de déclaration.
En fonction de vos besoins vous pouvez sélectionner les colonnes optionnelles à afficher : hébergement, provenance, prix unitaire, code postal, pays

Fermetures de plusieurs hébergements

Isabelle — Sun, 17 Nov 2019 22:45:43 +0000

Pour facilité votre saisie vous pouvez maintenant fermer plusieurs hébergements en même temps.
Dans la fiche fermeture sélectionnez les hébergement à fermer. Si vous ne sélectionnez aucun hébergement, la fermeture est générale elle s'appliquera à tous les hébergements de votre établissement.

Acompte : Variable dans texte de fin de document

Isabelle — Sun, 17 Nov 2019 22:43:46 +0000

Vous pouvez utiliser la variable de remplacement {montant_acompte} dans les textes de pied de document comme les devis, reçu, facture (sauf facture d'acompte, et avoir)
Il suffit d'insérer cette variable dans le texte de l'onglet "Documents/Paramétrage de manava/Paramètres et Tarifs".
Par exemple :

Nous vous rappelons que le montant de l'acompte est le montant de la première échéance, saisi dans l'onglet général de la réservation.

Exemple de documents type : Répartition d'un groupe dans plusieurs hébergements

Isabelle — Tue, 12 Nov 2019 18:09:19 +0000

Nicolas, utilisateur Manava depuis plusieurs années, nous a gentiment autorisés à publier les documents-type qu'il a mis au point et qu'il utilise régulièrement pour la gestion de ses gîtes.
Ces documents sont utiles dans le cadre d'un accueil de groupes, réservant plusieurs hébergements.
Les documents suivants sont prévus pour les hébergements d'identifiants 1 à 4.
A vous de les modifier et les personnaliser avant de les intégrer dans votre compte Manava.

Répartition d'un groupe dans plusieurs hébergements :

Fiche d'accueil :

format Microsoft Office

Encore merci à Nicolas

Tarif par personne

Isabelle — Mon, 21 Oct 2019 21:20:07 +0000

Nous avons ajouté une nouvelle option dans Manava pour gérer des suppléments ou réductions en fonction du nombre d'occupants.
Cette nouvelle option est accessible à partir du menu «Paramètres & Tarifs» option «Tarifs par personne».
Voir l'aide concernant cette nouvelle option
https://manava.abricode.fr/forum/discussion/339/tarifs-par-personne-supplement-ou-reduction-single/

Hébergement réel / Virtuel

Isabelle — Wed, 11 Sep 2019 22:38:13 +0000

Nous avons ajouté le champ "réel" aux hébergements
Si vous avez des hébergements "virtuels" (hébergements regroupant un lot d'autres hébergements ) pensez à déclarer chaque type d'hébergement "réel" ou "virtuel" dans sa fiche hébergement.
Par exemple si vous avez un hébergement Maison regroupant l'ensemble de vos chambres, les chambres seront "réelles" et la maison "virtuelle" (vous décocherez "réel" de la fiche Maison).

Statistiques et Graphiques édition "stricte" ou "non stricte"

Isabelle — Wed, 11 Sep 2019 22:23:18 +0000

Certains d'entre vous peuvent se demander à quoi correspond le critère "stricte" dans certaines statistiques et graphiques.

Le critère "stricte" n'a d'intérêt que si vous gérez des groupes d'hébergement pour des réservations.
Par exemple, imaginez que vous avez 2 chambres d'hôtes (Rose, Verte) et 2 studios (Bleu, Mauve). Vous pouvez proposer de louer en plus un hébergement "Maison" qui regroupe uniquement la chambre "Rose" et la chambre "Verte". La maison est un hébergement "virtuel".
Dans ce cas, dans les fiches "Hébergements" (menu "Paramètres et Tarifs") :

Cochez "Réel" sur la fiche des hébergements "Verte", "Bleu", "Mauve" et "Rose" et décochez sur la fiche "Maison".
Dans l'onglet "Exclusions", déclarez comme s'auto-excluant la Maison et les chambres Verte et Rose. L'exclusion sert à interdire simultanément une réservation de la chambre Verte ou Rose et une réservation de la Maison

Une fois le paramétrage des hébergements vérifié, nous pouvons aborder le cas de l'utilisation du critère "Stricte" dans les statistiques et graphiques.

Pour les statistiques de la "chambre Rose" :

édition stricte : seules les réservations saisies sur l'hébergement "chambre Rose" seront prises en compte.
édition non stricte : toutes les réservations occupant directement ou indirectement la "chambre Rose" seront prises en compte (réservations de "Rose" et réservations de "Maison").

Pour les statistiques de la Maison :

édition stricte : seules les réservations saisies sur l'hébergement "maison" seront prises en compte.
édition non stricte : toutes les réservations occupant totalement ou partiellement la "Maison" seront prises en compte (réservations de la chambre Verte, réservations de la chambre Rose et réservations de la Maison).

Dans le cas des éditions "non strictes", comment sont comptabilisées les réservations ?

Exemple : la chambre Verte accueille 4 personnes, la chambre Rose 2 personnes et donc la Maison 6 personnes. Nous avons en décembre 1 réservation d'une nuitée pour 2 personnes dans la chambre Rose d'un montant de 100€, 1 réservation d'une nuitée pour 6 personnes dans la Maison d'un montant de 500€ .

Dans le cas d'une statistique "stricte" sur la chambre Rose, on obtient :
Dans le cas d'une statistique "stricte" sur la Maison, on obtient :
Dans le cas d'une statistique "non stricte" sur la chambre "Rose", on tient compte de la réservation de "Maison" au prorata du nombre de personnes (dans notre exemple de 2/6). On additionne le nombre total de réservations de "Maison" au nombre total de réservations de la chambre "Rose" (1) et le nombre de jours occupés par des réservations "Maison" (3). On obtient :

(1) 1 réservation "Rose" + 1 réservation "Maison" = 2 réservations
(2) 2 personnes réservation "Rose" + 2/6 de 6 personnes réservation "Maison" = 4 personnes
(3) 1 nuit réservation "Rose" + 1 nuit réservation "Maison" = 2 occupés
(4) 100€ réservation "Rose" + 2/6 de 500€ réservation "Maison" = 266.67€
Dans le cas d'une statistique "non stricte" sur la "Maison", on totalise toutes les réservations occupant la chambre "Verte", et/ou la chambre "Rose". On totalise une réservation "Maison" comme si on avait saisi une réservation "Rose" et une réservation "Verte". Le total des nuits réservables est de 62 (31 nuits pour chaque chambre).

(1) 1 réservation "Rose" + une réservation "Maison" comptant pour 1 réservation chambre "Rose" et 1 réservation chambre "Verte" = 3 réservations
(2) 2 personnes réservation "Rose" + 6 personnes réservation "Maison" = 8 personnes
(3) 1 nuit réservation "Rose" + une nuit réservation "Maison" comptant pour 1 nuit chambre "Rose" et 1 nuit chambre "Verte" = 3 nuitées
(4) 100€ réservation "Rose" + de 500€ réservation "Maison" = 600€

Nouveaux documents PDF, courriels, prestations datées

François — Sat, 31 Aug 2019 23:18:36 +0000

Les nouveautés de cette version en résumé :

documents PDF : tous les documents (devis, factures, avoirs, contrats et autres documents) sont maintenant téléchargés directement en PDF. Pour plus d'informations sur les contrats et autres documents voir l'aide
lors de l'envoi des courriels, Manava peut générer automatiquement les PDFs des pièces à joindre : factures, contrats...
les courriels envoyés par Manava peuvent être copiés dans votre messagerie personnelle, via votre serveur IMAP
l'historique des courriels envoyés affiche la liste des pièces jointes
les documents (facture, devis, reçu...) utilisent des nouveaux modèles de documents, qui permettent de gérer des pieds de page, et d'éditer des textes personnalisés de fin de document selon le type (devis, reçu, facture due, facture acquittée, avoirs)
les prestations saisies dans les réservations peuvent être datées
les prestations datées peuvent être imprimées dans un état «Planning des prestations»
l'état «Entrées/Sorties» (ou «Registre du logeur») peut être scindé en groupes d'hébergements

Note 1 : un abonnement au module «Annexes» est nécessaire pour joindre automatiquement des documents aux courriels
Note 2 : la nouvelle gestion des documents au format PDF n'est pas compatible avec les modèles personnalisés de factures réalisés avant août 2019 pour certains de nos clients. La nouvelle fonctionnalité de courriels avec documents automatiques n'est donc pas disponible pour ces clients dans un premier temps. Pour ceux d'entre vous qui seraient dans ce cas, il faudra d'abord que vos modèles personnalisés soit convertis, pour que vous puissiez profiter de cette nouvelle gestion de documents. Consultez-nous pour cela.

Edition des TVA collectées détaillées

Isabelle — Wed, 17 Jul 2019 12:05:03 +0000

Un nouveau critère de classement par numéro de facture a été ajouté.

Filtrer et présenter des réservations selon leur origine

Isabelle — Wed, 17 Jul 2019 12:04:19 +0000

Dans l'option Réservations Clients (Calendriers et Réservations), vous pouvez :

filtrer les réservations en fonction de leur origine, en modifiant la sélection du critère «Etats» :
- Wubook : réservations importées automatiquement par le Channel Manager Wubook
- Open Pro : réservations importées automatiquement par Open Pro
- Moteur de réservation : réservations créées automatiquement par le formulaire de réservation Manava de votre site internet
- Saisie : toutes les autres origines
Dans la colonne "E." (état) vous trouverez ces symboles pour les origines externes :
- 1 - Wubook
- 2 - Open Pro
- 3 - Moteur de réservation

Notez que dans cette même colonne, vous pouvez trouvez l'image d'un cadeau si la réservation est un cadeau, un cadenas ouvert si c'est une simulation et un rond jaune si c'est une réservation non traitée.

Ne pas afficher un hébergement sur les calendriers Manava détaillé ou mensuel

Isabelle — Wed, 17 Jul 2019 12:02:08 +0000

A la demande de certains d'entre vous, nous avons ajouté la possibilité de ne pas afficher un hébergement sur les calendriers internes de Manava.
Il suffit de décocher «visible sur calendriers» sur la fiche de l'hébergement pour qu'il ne soit plus affiché.
Attention aucune vérification n'est effectuée, l'hébergement sera caché même si celui-ci contient des réservations à venir.

Date de fermeture d'un hébergement

Isabelle — Wed, 17 Jul 2019 12:00:25 +0000

Vous pouvez saisir la date de fermeture d'un hébergement sur sa fiche.
Lorsque vous déclarez un hébergement fermé, cela crée une fermeture automatique.

Affichage des couleurs selon la chambre sur le calendrier détaillé

Isabelle — Wed, 17 Jul 2019 11:27:32 +0000

Vous pouvez afficher les réservations sur le calendrier détaillé, en utilisant une couleur différente selon la chambre réservée.

Si vous êtes abonné au module «Annexes» vous pouvez personnaliser les couleurs en cliquant sur «Légende».

Nouveaux critères d'édition des entrées/sorties

Isabelle — Wed, 17 Jul 2019 11:26:33 +0000

Vous pouvez sélectionner

les semaines avec un nouveau sélecteur , qui vous permet de choisir des plages de dates pré-paramétrées, mais aussi des périodes libres.
Le numéro de la semaine est affiché dans le calendrier en cliquant sur «Autre période».
les hébergements que vous souhaitez faire figurer sur l'édition.
filtrer les hébergements en fonction des mouvements d'entrées/sorties
- Libres : édition des hébergements sans réservation
- Occupés : édition des hébergements réservés (arrivées, réservations en cours, départs)
- Arrivées : édition des hébergements qui ont une arrivée prévue dans la période
- Départs : édition des hébergements qui ont un départ prévu dans la période
Par exemple, si vous cochez "Arrivées" et "Départs" vous obtiendrez un calendrier avec seulement les check-in, check-out de la période.

Paramétrage du moteur de réservation

Isabelle — Mon, 10 Jun 2019 22:09:55 +0000

Une nouvelle option «Moteur de réservation» est disponible dans le menu «Options» de Manava

Vous pouvez fixer le délai minimum ou maximum entre la demande et le jour d'arrivée.

Par exemple :

Si vous voulez au moins 1 jour de décalage entre la demande et le jour de l'arrivée, saisissez 1 dans le champ "Minimum". Dans ce cas le formulaire acceptera toutes les demandes réalisées la veille du séjour quelque soit l'heure de la demande. (1)
Si vous voulez accepter les demandes pour le jour même, à condition quelles soient faites avant une certaine heure, saisissez 0 dans le champ minimum puis saisissez l'heure butoir dans le champ "demande avant"
Si vous voulez limiter des demandes de séjours pour l'année à venir seulement saisissez 365 dans le champ Maximum. (2)

Si vous avez réglé le formulaire pour qu'il envoie un courriel de confirmation au client, vous pouvez sélectionner un courriel personnalisé dans cette liste. (3)

Pour pouvoir utiliser les courriels personnalisés, il faut être abonné au module «Annexes».

L'historique des dernières notifications est consultable dans le journal (4).

Les réservations créées à partir du moteur de réservation vous seront notifiées dans Manava.

Recherche des réservations et classement

Isabelle — Mon, 20 May 2019 22:36:28 +0000

Vous pouvez rechercher directement une réservation en saisissant son n° dans la zone «N°Résa» de l''option "Réservations clients" sans passer par la recherche associée au titre de la colonne

Vous pouvez aussi présenter cette liste triée par date de demande, par numéro ou par date d'arrivée selon votre habitude de travail.

Réservations colonne "description" en option

Isabelle — Mon, 20 May 2019 22:35:34 +0000

Alexandre nous a demandé d'afficher ou non la colonne description dans l'option "Réservations des clients" pour condenser la liste.

C'est chose faite !

Vous pouvez également masquer des colonnes secondaires :

Suivis des règlements et échéances
Montant de la Commission et montant net

Provenance par défaut

Isabelle — Mon, 20 May 2019 22:35:09 +0000

Berté nous a demandé de pouvoir spécifier une provenance par défaut lors de la création d'une réservation manuelle.

Vous pouvez définir cette provenance dans : menu "Paramètres & Tarifs"' / "Paramétrages de Manava" / onglet "Préférences" / zone "Provenance par défaut".

Pays des clients

Isabelle — Mon, 20 May 2019 22:34:43 +0000

Lors de la création d'une nouvelle fiche Client, le pays proposé par défaut est maintenant celui associé à votre compte Manava.

Pour nos abonnés étrangers, nous proposions par défaut le pays "France", ce qui n'était pas très adapté lorsqu'ils reçoivent principalement des clients locaux.

Factures annulées

Isabelle — Mon, 20 May 2019 22:34:26 +0000

A la demande de Sébastien, nous avons modifié le libellé affiché sur une facture d'une réservation annulée, lorsque des frais d'annulation sont conservés par l'hôtelier.

Plutôt que d'indiquer le n° interne de réservation, sans signification pour le client, nous le remplaçons par le numéro de dossier quand il existe.

Par exemple, pour une résa n°1382 associée à un code dossier "DFE4312", l'ancien libellé indiquait "Frais d'annulation de la réservation n°1382" et le nouveau libellé sera "Frais d'annulation de la réservation n°DFE4312".

Note : cette modification ne prend effet que sur les nouvelles factures des réservations annulées.

Moteur de réservation, formulaire avec nombre d'enfants et acceptation des CGV

Isabelle — Mon, 20 May 2019 22:33:56 +0000

De façon automatique, le formulaire standard de réservation (à placer sur votre site) inclut maintenant le nombre d'enfants, pris en compte pour le calcul de la taxe de séjour.

D'autre part, une coche imposant au client d'avoir lu et accepté vos CGV, avant de pouvoir valider le formulaire, peut être activée sur demande, si vous nous fournissez un document PDF contenant vos CGV. Ce document sera associé à votre compte Manava et le formulaire de réservation affichera un lien de téléchargement de vos CGV. De plus, ce document PDF sera joint automatiquement au courriel de confirmation envoyé au client après validation de sa demande ou de son paiement (si option paiement Stripe/Paypal activé). Dans ce cas, nous pouvons également modifier la configuration de votre compte pour que vous puissiez choisir le contenu de ce courriel de confirmation.

Calendrier des notes

Isabelle — Mon, 20 May 2019 22:33:18 +0000

Dans le planning des Entrées/sorties, vous pouvez afficher en option une nouvelle colonne "Notes", qui contiendra les notes du planning général;

Une nouvelle édition "Calendrier des notes" a été ajoutée menu "Editions", dans la 1ère section "Générales" (cliquez sur le + pour afficher toutes les options de cette catégorie).

Cette édition présente les notes par semaine, avec une possibilité de filtre par famille de notes.

Graphiques et date de référence

Isabelle — Mon, 20 May 2019 22:32:42 +0000

Pour certains graphiques, une option permet de spécifier quelle date de référence prendre en compte : la date de début ou la date de fin de réservation.

Lorsque cette préférence est prise en compte, elle est affichée dans la fenêtre du graphe agrandi.

Exemple : camembert des hébergements occupés par provenance

Sélection de périodes pour les éditions et listes

Isabelle — Mon, 20 May 2019 22:32:13 +0000

La saisie des périodes de sélection d'enregistrements (réservations, dépenses, règlements...) a été améliorée.

Des périodes d'usage courant ont été prédéfinies, et peuvent varier selon le contexte de sélection.

Cliquez simplement sur l'une des périodes proposées pour réaliser votre sélection, sans avoir à spécifier des dates de début et de fin de période.

Vous pouvez également spécifier une période de dates libres, hors périodes prédéfinies, en saisissant directement au clavier les dates souhaitées (1) ou en cliquant sur "Autre période" :

(2) : en cliquant sur "Autre période", la partie de droite s'affiche

(3) : cliquez successivement sur une date de début, puis sur une date de fin, après avoir éventuellement navigué sur le calendrier.

Critères multi-choix pour les éditions et les listes

Isabelle — Mon, 20 May 2019 22:32:04 +0000

Dans les éditions et les listes des réservations, dépenses et clients, certains critères permettent maintenant des sélections multiples, comme le choix des hébergements, ou des provenances.
Il suffit de cocher un ou plusieurs choix. Vous pouvez aussi cliquer sur "Tout" (1) pour sélection tous les choix. Validez si nécessaire avec "Ok" (2).

D'autres critères de sélection peuvent maintenant utiliser une recherche, comme la liste des pays, ou des clients.
Saisir les lettres recherchées, et la liste est automatiquement filtrée :

Paiement en ligne avec Stripe

Isabelle — Sun, 28 Apr 2019 22:39:07 +0000

Le formulaire du moteur de réservation Manava avec paiement en ligne peut utiliser votre compte Stripe.

Nous contacter pour plus d'informations

Calendrier des règles de séjour : Tarifs

Isabelle — Sun, 28 Apr 2019 22:38:20 +0000

Vous pouvez visualiser les tarifs dans le calendrier des règles de séjour et fixer à partir de ce calendrier les prix spéciaux comme les promotions.

Lorsque votre tarif varie en fonction de différents critères, vous retrouverez les critères de durées, provenances et conditions spéciales dans les sélecteurs (1)

Dans notre exemple, le prix varie en fonction de l'hébergement, de la durée, de la saison et de la provenance.

Le tarif est en gris clair lorsqu'il correspond au tarif de votre grille tarifaire (2).

Lorsque vous avez forcé ce prix, la variation apparaît dans une couleur plus soutenue : (3) augmentation de 10%, (4) diminution de 11%, (5) augmentation de 8€, (6) diminution 3.33€, (7) prix fixe 45€ la nuitée.

Au survol d'une de ces variations, le prix final est affiché

Pour saisir une promotion ou un prix spécial, cliquez sur une des cases du calendrier ou sur le bouton "Nouvelle règle de séjour".

Sélectionnez la règle «Promotions et tarifs spéciaux» (1) puis la période sur laquelle appliquer cette règle.

Sélectionner le type de variation et la valeur associée (2)

Ne laissez cochés que les jours pour lesquels la règle doit s'appliquer.

Vous pouvez aussi sélectionner les provenances et les hébergements.

Dans notre exemple (3), la remise de 5% s'applique sur le mois de mai, tous les lundis.

Validez.