Aide

La nouvelle aide Manava est accessible ici

Vous trouverez dans cette page l'aide avant la mise en place de notre forum.
Cette aide n'est plus actualisée, pour prendre connaissance des derniers articles, consultez la rubrique aide de notre forum

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Les chambres

Combien de chambres maximum puis-je définir ?
Manava gère le nombre de chambres que vous désirez, il n'y a pas de limite. Vous pouvez créer vos chambres dans l'option «Tarifs» du menu, sous option «Chambres». Notez que l'appellation Chambres d'hôtes vous limite en principe à 5 chambres en location.
Je gère plusieurs chambres. Elles peuvent être louées séparément ou en formule «maison complète». Comment paramétrer Manava pour que la réservation d'une chambre seule empêche la réservation de la maison complète ?
Imaginons que vous louez 4 chambres : «chambre orange», «chambre mauve», «chambre jaune» et «chambre rouge».
La chambre orange et mauve se trouvent dans une dépendance que vous proposez aussi en location complète. Si vous louez la dépendance en formule complète (chambres orange et mauve), les chambres orange et mauve ne pourront pas être réservées par d'autres clients pendant la même période. Pour indiquer ces "indisponibilités", procédez ainsi :
  • Créez 5 chambres (orange, rouge, mauve, jaune et dépendance) (1).
  • Dans la fiche de la chambre «Dépendance», sous la mention «cochez les chambres qui sont indisponibles quand cette chambre est réservée», cochez «chambre orange» et «chambre mauve» (2).


Si vous affichez les fiches des chambres orange et mauve, vous constatez que la chambre «Dépendance» est cochée automatiquement. (3)


Lorsque vous réservez la chambre «Dépendance» (1), vous voyez sur votre calendrier que les chambres «orange» et «mauve» sont indisponibles (2). Inversement, si la «chambre orange» est réservée (3), la «Dépendance» devient indisponible (4).



Les tarifs

Comment définir des tarifs différents selon la chambre réservée ?
Indiquez au logiciel que votre tarif doit varier en fonction de la chambre, option «Mode de calcul» du menu «Tarifs»




Saisissez l'ensemble de vos chambres, option «Chambres» du menu «Tarifs»


Puis indiquez le tarif d'une nuitée pour chaque chambre, dans la «grille des tarifs» du menu «Tarifs»


Note : votre grille de tarif pourra avoir plus de paramètres, par exemple en plus de la chambre, le tarif pourra varier selon de la saison, de la durée du séjour (modes de calcul à définir dans l'option «Mode de calcul» du menu «Tarifs»)
Comment paramétrer mes tarifs pour facturer un groupe en fonction du nombre de personnes ?
Par défaut, les tarifs appliqués sur les réservations sont des tarifs pour une nuitée quelque soit le nombre de personnes.
Si vous souhaitez que le logiciel tienne compte du nombre de personnes pour certaines réservations, vous devez utiliser les conditions spéciales.
Par exemple :
vous gérez plusieurs conditions spéciales : «formule pédestre», «formule cyclistes», «soirée étape», qui sont facturées à la nuitée en fonction de la chambre réservée, mais vous recevez aussi des groupes que vous facturez en fonction de la chambre et en fonction du nombre de personnes.
Créez une condition spéciale «Formule groupe» dans laquelle vous cochez «Tarif par personne» (1), créez les autres conditions spéciales sans cocher «Tarif par personne»


Puis définissez votre mode de calcul des tarifs en cochant «Conditions spéciales» (2) et les autres critères qui entrent en compte dans votre grille tarifaire.
Dans notre exemple notre tarif changera selon la chambre réservée et la formule choisie (condition spéciale).


Puis saisissez les tarifs dans la grille, les tarifs sont ceux pour une nuitée. Pour les conditions spéciales en «Tarif par personne» c'est le prix pour une personne (3).


Dans notre exemple le tarif d'une nuitée est de 40€ pour le studio bleu pour une personne.
Lorsque vous saisirez une réservation pour ce studio en sélectionnant la condition spéciale «Formule Groupe», la mention «Tarif individuel» apparaîtra (1).
Le prix de la nuitée sera calculé en fonction du nombre de personnes : 40 € x 4 personnes =160 € (2).
Ce résultat (160€) sera ensuite multiplié par le nombre de nuits pour donner le montant de l'hébergement (3).


Attention : si vous avez saisi un nombre maximum de personnes à ne pas dépasser, sur la fiche de la chambre, le nombre de personnes retenu pour le calcul du tarif sera limité à ce nombre maximum.

Les réservations

Quelle est la différence entre l'option «Demandes non traitées» et «Réservations clients» ?
Si votre site internet utilise le formulaire de réservation Manava, les demandes de réservation effectuées depuis votre site apparaissent dans la liste de l'option "Demandes non traitées".
De la même façon toutes les réservations, que vous avez définies comme non traitées (voir coche traitée de la fiche réservation) apparaissent dans cette liste. Ce choix traitée / non traitée permet de mettre en évidence les réponses à apporter aux clients, les réservations en attente etc. Dès lors que vous cochez la case «traitée», la réservation est supprimée de la liste des «Demandes non traitées» et est affichée dans la liste des «Réservations clients» La différence entre les demandes traitées et non traitées est matérialisée sur le planning par des différences de couleur.
Comment sont gérées les dates d'arrivée et de départ ? Mon client arrive le 20 mai au soir et repart le 21 mai au matin : quelles dates de réservation dois-je saisir ?
Vous avez le choix entre :
  • travailler en date de nuitées réservées
  • travailler en fonction de la date d'arrivée et de départ
Ce choix est modifiable dans les paramètrages généraux de Manava, menu «Options/ Paramètrage de Manava».


Dates de séjour en jours d'arrivée et de départ

Si vous souhaitez raisonner en jours d'arrivée et de départ, sélectionnez «Jours» dans le champ «Préférence dates séjour» du menu «Options/ Paramètrage de Manava».
Dans notre exemple, un client qui arrive le 20 et repart le matin du 21, réserve une seule nuitée, la nuitée du 20 mai.
Dans la fiche réservation, il faut saisir : «date d'arrivée 20/05/2017», «date de départ 21/05/2017 », «1 Nuitée»



Dates de séjour en nuitées réservées

Si vous souhaitez raisonner en dates de nuitées réservées, sélectionnez «Nuitées» dans le champ «Préférence dates séjour» du menu «Options/ Paramètrage de Manava».
Dans notre exemple, un client qui arrive le 20 et repart le matin du 21, réserve une seule nuitée, la nuitée du 20 mai.
Dans la fiche réservation, il faut saisir : «première nuit 20/05/2017», «dernière nuit 20/05/2017 », «1 Nuitée»

Notez que sur la fiche réservation, dans la bulle d'information de l'hébergement (passez la souris au dessus du ), ce sont les dates d'arrivée et de départ qui s'affichent :


Si vous souhaitez voir les arrivées et départs de vos clients, référez-vous au document «entrées/sorties par semaine» qui permet de visualiser les mouvements des clients (bouton entrées/sorties au dessus du calendrier ou option entrées/sorties du menu édition).

Notes :
  • En fonction de votre choix, les éditions afficheront les dates de séjour en dates de nuitées ou dates d'arrivée / départ
  • Le calendrier mensuel affiche les nuits réservées. Le 20 apparaîtra comme occupé, le 21 comme disponible.
    Il est normal que seul le 20 mai soit considéré comme occupé, puisque la chambre est libre pour la nuit du 21 mai.
  • Le calendrier détaillé tient compte de la préférence de présentation des dates de séjour.
Puis-je enregistrer plusieurs réservations sur une seule fiche ?
Il n'y a pas de possibilité de réserver plusieurs chambres dans la même fiche réservation.
Manava est pensé pour une fiche de réservation par chambre. Par contre vous pouvez créer plusieurs réservations qui seront regroupées sur la même facture : Reportez-vous à l'aide «Comment créer une facture pour plusieurs réservations ?»
Où dois-je saisir l'adresse, le pays et le courriel du client ?
Dans la fiche réservation, si le nom du client est renseigné, cliquez sur le bouton «Client», en bas de la fiche réservation. La fiche client est affichée et saisissez ses informations : son pays d'origine, son courriel, son numéro de téléphone…

Notez :
  • il n'est pas obligatoire de renseigner la fiche du client pour enregistrer une réservation.
  • vous pouvez aussi créer vos clients à partir du menu «Réservations», option «Cardex clients», bouton «Nouveau»
Comment gérer les clients débiteurs ? La société qui emploie mon client réglera pour lui, comment enregistrer la réservation et facturer la société ?
Prenons l’exemple du client «Dupontel Antoine» employé d’«EDF».
Lorsque vous saisissez la réservation, dans le champ «Client» mettez le nom de la société (1).
Saisissez dans le champ «Description» le nom du client entre crochets [ ] pour qu'il soit géré comme un commentaire du planning (2), dans notre exemple [Dupontel Antoine].
En cliquant sur le bouton «Client» en bas de la fiche réservation (3), saisissez les coordonnées de la société.
Pour les prochains clients salariés de cette société, la fiche existera déjà et vous n’aurez plus besoin de la renseigner.


Lorsque vous éditerez la facture, son en-tête sera par exemple :
EDF
Rue de La Fontaine
33000 Bordeaux
Lorsque vous recevrez le paiement d'EDF, il faudra aller sur la réservation de « EDF » pour enregistrer le règlement. Lorsque vous éditerez l'échéancier, l'échéance apparaitra sous le nom "EDF".
Par contre au survol de la réservation sur le calendrier détaillé ou mensuel, et sur l'édition des entrées sorties, le nom du client « Dupontel Antoine» apparaîtra.
Reportez-vous à l'aide sur les commentaires entre crochetsA quoi servent les commentaires entre crochets [] ?
Je ne retrouve plus ma réservation dans la liste des réservations, pourquoi ?
  • Peut-être avez-vous décoché "traitée" dans la fiche réservation.
    Toutes les réservations que vous avez définies comme non traitées (voir coche «traitée» de la fiche réservation) apparaissent dans la liste des demandes non traitées.
    Ce choix traité / non traité permet de mettre en évidence les réponses à apporter aux clients, les réservations en attente, etc.
    Si vous avez des demandes non traitées, le titre «Réservations» du menu est suivi du nombre de demandes à traiter.
    Dans notre exemple ci-dessous, 2 demandes sont en cours :

  • La réservation recherchée ne correspond peut-être pas aux critères d'affichage
    Dans l'option "Réservations clients" du menu "Réservations", les paramètres par défaut ne prennent pas en compte les réservations annulées ou appartenant à une période clôturée.
    Pour voir toutes les réservations, sélectionnez les critères les plus larges en ne mettant rien dans les choix "Annulée" et "Clôturée", puis appuyez sur le bouton "Afficher" :

  • La réservation recherchée est peut-être une simulation.
    Dans l'option "Réservations clients" du menu "Réservations", les paramètres par défaut ne tiennent compte QUE des réservations fermes et réelles.
    Si vous souhaitez voir aussi vos simulations de réservations, saisissez «Non» dans la zone «Compta» (un «Oui» signifie que seules les réservations réelles sont affichées, un «non» signifie toutes sans distinction), puis appuyez sur le bouton "Afficher" :

    Note : la gestion des simulations est un module associé aux modules payants. Si vous utilisez Manava sans abonnement à un module payant, vous n'avez pas accès à ce choix.
Les critères de sélection (champs en vert) permettent d'affiner votre recherche. Cliquez sur le bouton «Afficher» pour raffraîchir la liste des réservations selon les critères saisis.
A quel endroit puis-je saisir les acomptes ?
  • Dans la fiche réservation, saisissez les dates de séjour, prix du séjour etc.… (zone vert clair n°1)
    puis indiquez dans la zone Echéances (zone rose n°2) la répartition des paiements.

    Par exemple, si vous demandez un acompte correspondant au montant d’une nuitée, sur la première ligne entrez la date jusqu’à laquelle le client peut vous verser cet acompte et son montant.
    Laissez le champ «réglé le» (3) vide si l’acompte n’a pas été versé, renseignez le mode de paiement si vous le connaissez, ainsi que le suivi (par exemple «en attente de réception»).
    Sur la ligne suivante, saisissez la date à laquelle le solde devra être versé, le montant restant dû est automatiquement calculé. Vous pouvez le modifier. Dans ce cas, le solde se reportera sur la 3eme échéance.
    La 3ème ligne d’échéance vous permet de saisir un 3ème règlement si besoin (si à la fin du séjour des prestations ont été ajoutées par exemple).

    Lorsque vous recevez l’acompte, retournez dans la réservation et renseignez le champ «réglé le» et modifiez le mode de paiement et le suivi si besoin.
    Si cet acompte est déjà versé lorsque vous créez la réservation, renseignez ces champs en même temps que vous saisissez l’échéance.

  • A partir de la fiche réservation, vous pouvez envoyer un courriel de demande d’acompte.
    Pour cela cliquez sur «envoyer Courriel» (1) et sélectionnez le message «confirmation» (2).
    L’échéance d’acompte apparaît automatiquement dans le message.
    Renseignez l’email du client (si vous n’avez pas rempli sa fiche) et envoyez l’email en cliquant sur «Valider» (3) ou bien copiez/collez le corps de ce message dans votre logiciel de messagerie et quittez par le bouton «Annuler».
  • Servez-vous de l’édition de l’échéancier (option «Editions» du menu, sous option «Echéancier») pour suivre vos paiements.
    Vous pouvez créer / supprimer des modes de paiement (option «Options» du menu, sous option «modes de paiement clients»).
    Vous pouvez créer / supprimer des suivis de paiement (option «Réservations» du menu, sous option «définition des suivis»).
Comment distinguer les réservations non réglées des réservations réglées ?
Vous pouvez voir les réservations réglées ou non réglées sur le calendrier détaillé ou sur l'édition de l'échéancier.

Différencier les réservations soldées et les non soldées sur le calendrier détaillé

Sélectionnez «Soldées / non soldées» dans le sélecteur en bas du calendrier détaillé


Vous obtiendrez le planning avec une couleur par état (réservation soldée ou non soldée)


les couleurs représentent


Vous pouvez revenir à l'affichage selon l'état des réservations (Demandes / Réservation fermes) en sélectionnant «Traitées/Non traitées» dans le sélecteur «Mode couleur»


Note : le choix du mode d'affichage du calendrier détaillé peut aussi s'effectuer dans l'option «Paramètrage de Manava», onglet «Préférences» (1) sélecteur «couleur des réservations selon» (2)


Editer les réservations soldées et les non soldées sur l'échéancier

Vous pouvez éditer les réservations non soldées (avec au moins une échéances restant due) dans l'édition «Echéancier» du menu «Editions».
Vous avez un large choix de critères pour éditer les échéances à relancer, les échéances soldées, les échéances dues...
Je propose des prestations, services. A quel endroit puis-je saisir ces prestations ?
  • Facilitez votre saisie en préparant une liste de prestations, option «Réservations / Tarifs des prestations».
  • Si vous souhaitez établir des statistiques sur vos ventes, saisissez les familles de prestations dans l'option «Réservations / Familles des prestations».
  • Dans la fiche réservation, cliquez sur le bouton prestation (1).
    Une fenêtre s'ouvre et vous permet de saisir les prestations supplémentaires facturées au client, soit en utilisant les prestations déjà saisies dans «Tarifs prestations», soit en saisissant librement des prestations en indiquant un libellé et un prix.
    Exemple : si vous facturez des repas, vous pouvez avoir créé dans votre liste de tarifs prestations, une entrée «menu midi » et son prix unitaire, et ensuite saisir « midi » pour avoir automatiquement le prix du repas dans les prestations à facturer au client (2).
    Note : si vous êtes assujetti à la TVA, n'oubliez pas de renseigner la colonne TVA. Cette colonne (1) apparaîtra si vous avez coché TVA dans vos paramètres (Menu «Options/paramètrage de Manava»).

La taxe de séjour

Comment définir la taxe de séjour ?
Vous devez saisir le montant de la taxe journalière pris en compte dans le calcul des réservations.
Dans le menu «Tarifs» sélectionnez «Mode de calcul»

Dans le champ «Taxe de séjour Adulte» saisissez le montant journalier par adulte à percevoir

Dans la fiche réservation, le montant de la taxe de séjour sera automatiquement calculé en fonction du nombre de personnes et du nombre de nuitées. Vous pouvez modifier ce montant ou le nombre de personnes à prendre en compte par le calcul (1), le montant de la taxe de séjour pour l'ensemble du séjour sera recalculée (2).
Dans le cas où vous modifiez le nombre de personnes ou le montant de la taxe de séjour journalière (3), vous pouvez indiquer la raison de cette modification dans la zone d'information (4). Cette information apparaîtra dans l'édition du registre du logeur.
Vous retrouvez le montant de la taxe de séjour dans plusieurs éditions. L'édition dédiée à la taxe de séjour est l'édition «Registre du logeur» qui présente pour la période sélectionnée : le nombre de personnes hébergées, le nombre de personnes exemptées de taxe, le montant perçu etc.

Les contrats

Comment sont gérés les contrats ?
Vous pouvez suivre l'envoi et la réception de vos contrats de location en utilisant le champ «Suivi» de la fiche réservation.

Afficher le suivi des contrats sur le calendrier détaillé

Si vous souhaitez afficher le suivi des contrats, sélectionnez «Suivis contrats» dans le sélecteur en bas du calendrier détaillé


Vous obtiendrez le planning avec une couleur par état de suivi


les couleurs représentent


Vous pouvez revenir à l'affichage selon l'état des réservations (Demandes / Réservation fermes) en sélectionnant «Traitées/Non traitées» dans le sélecteur «Mode couleur»


Note : le choix des couleurs à afficher sur le calendrier détaillé peut aussi s'effectuer dans l'option «Paramètrage de Manava», onglet «Préférences» (1) sélecteur «couleur des réservations selon» (2)


Vous pouvez lister les réservations en fonction du critère "Suivi",
dans l'édition «Suivis des contrats» du menu «Editions»
Comment créer et utiliser des contrats-type ?
Pour tout ce qui concerne «Les contrats-type» référez-vous à l'aide sur les documents-type.

Les calendriers des disponibilités

Que signifient les ronds, demi-ronds, triangles et autres pictogrammes du calendrier mensuel ? Que signifient les couleurs et les pictogrammes du calendrier détaillé ?
Pour connaitre la signification de tous les symboles affichés dans le calendrier mensuel ou dans le calendrier détaillé, reportez-vous à la légende que vous pouvez afficher en cliquant sur «légende» en bas de chacun des calendriers.

Légende du calendrier mensuel

Légende du calendrier détaillé

Je gère plusieurs chambres, comment puis-je voir si des chambres sont disponibles ?

Sur le calendrier détaillé

Vous pouvez rapidement visualiser si une ou plusieurs chambres sont occupées en repérant les pictogrammes et couleur en face de chaque chambre :
  • (1) Réservations
  • (2) Demandes en cours
  • (3) les jours de fermeture de l'établissement (le 28 mars l'établissement sera fermé) ,
  • (4) les fermetures d'une seule chambre (le studio «bleu» est fermé pour travaux),
  • (5) les fermetures externes (vous avez bloqué la possibilité de réserver des chambres sur les calendriers de Booking par exemple, et vous avez saisi cette information sur Manava à titre informatif).

En survolant le pictogramme associé à un jour pour une chambre, les réservations et événements du jour apparaissent.
Vous pouvez alors cliquer sur le jour pour ouvrir d'un coup tous les évènements concernant cette chambre et ce jour,

ou cliquer sur le pictogramme dans la liste pour afficher un seul évènement.

En complément de cet affichage, nous vous conseillons d'imprimer les entrées/sorties par semaine.

Sur le calendrier mensuel

Vous pouvez rapidement visualiser si une ou plusieurs chambres sont occupées en repérant les pictogrammes :
  • rond complet : toutes les chambres sont réservées
  • demi-rond : il reste des chambres libres
De plus, selon la couleur, vous savez si toutes les réservations du jour sont «fermes» , «à traiter» (demandes en cours), ou un mixte entre les deux . Vous différenciez ainsi pour un jour si votre établissement est complet, si vous devez répondre à des réservations, etc.
En survolant le pictogramme associé à un jour, les réservations et événements du jour apparaissent :

Vous pouvez alors cliquer sur une des chambres pour accéder à une fiche réservation ou cliquer sur le pictogramme du jour, pour ouvrir d'un coup toutes les fiches réservations de ce jour.
En complément de cet affichage, nous vous conseillons d'imprimer les entrées/sorties par semaine.
Puis-je exporter mon calendrier ?
Vous pouvez exporter le calendrier au format iCal (iCalendar).
Ces fichiers d'extension ICS pourront être intégrés par de nombreux calendriers (Google Agenda, AirBnb...)
Cette fonctionnalité est disponible pour les comptes ayant souscrit un abonnement au module «Annexes»

Vous pouvez choisir de télécharger le fichier iCal ou fournir une URL à votre prestataire.

Télécharger le calendrier au format iCal

Dans l'option "Calendrier au format iCal" du menu «Options», remplissez les zones en fonction des données à exporter

  • (1) La chambre : Laissez ce champ vide si vous souhaitez exporter les disponibilités de toutes les chambres, sinon sélectionnez la chambre dans la liste.
  • (2) Vous pouvez exporter le calendrier pour vos agendas ou pour un agenda d'un OTA ou office du tourisme...
    Dans le premier cas, il s'agit d'un export privé, ne cochez pas «Données publiques». Les noms des clients apparaîtront dans les événements du calendrier, avec les descriptions issues des fiches réservations Manava. Les réservations non traitées seront également exportées.
    Dans le deuxième cas il s'agit d'un export public, cochez «Données publiques». Les mêmes événements sont exportés mais sans les noms des clients, ni les descriptions. Seules les réservations traitées seront exportées.
    Si l'export est public, il peut être à destination d'un prestataire pour lequel vous gérez des fermetures externes, dans ce cas sélectionnez-le dans la liste (3) ; les fermetures spécifiques à cet OTA seront aussi exportées dans le calendrier.
    Les fermetures 'externes' permettent d'indiquer qu'on est fermé pour un OTA donné (fermeture générale ou fermeture de quelques chambres uniquement).
    Ces fermetures externes permettent d'accepter normalement toute demande de résa issue des autres canaux.
    Par exemple, une chambre d'hôte pourrait "fermer" pour AirBnB en juillet et août, en supposant qu'elle n'a pas besoin d'eux pour remplir ses chambres à cette période. Il s'agirait là d'une fermeture "externe".
    Il faudrait alors transmettre à AirBnB un calendrier avec ses fermetures externes.
  • Vous pouvez choisir la façon dont les dates de réservations sont exportées sur votre calendrier. (4)
    Si vous choississez «Jours (Date d'arrivée / date de départ)», les dates des réservations sont celles des jours d'arrivée et de départ, avec les heures de check-in/check-out
    Si vous choississez «Nuitées (Première nuit / dernière nuit)», les dates sont celles des nuitées, sans notion d'heures. Ce mode convient généralement mieux aux calendriers externes lorsqu'on souhaite que les réservations soit affichées sous la forme de jours pleins.
Une fois les champs remplis, appuyez sur "Télécharger le fichier iCal" (5)

Obtenir l'URL à fournir au prestataire

Les exports iCal se présentent sous la forme d'une URL avec des paramètres à fournir aux prestataires. C'est donc l'équivalent d'un système "push", puisque les données sont fournies dynamiquement à chaque demande d'un prestataire. Cela permet de présenter des données à jour à tout moment.

Dans l'option "Calendrier au format iCal" du menu «Options» de Manava, remplissez les zones de saisie en fonction des données à exporter (comme décrit précédemment pour «télécharger le fichier iCal»).
L'URL est affichée en bas de la fenêtre et vous pouvez la copier (sélectionnez la zone avec la souris).

Note : si ces URLs sont tapées directement dans la barre d'adresse d'un navigateur, celui-ci proposera le téléchargement des fichiers ICS correspondants.

Mise en place du lien TripAdvisor

Dans l'export iCal Manava sélectionnez la chambre, données publiques, date départ, et si vous avez créé une provenance TripAdvisor, sélectionnez Tripadvisor dans «Destinataire avec fermeture externe».
Copier l'URL obtenue puis connectez-vous à votre compte TripAdvisor sur tripadvisor.fr, option «Gérer mon calendrier».

Création du lien sur TripAdvisor
Sélectionner «Connecter un calendrier»

Coller l'URL obtenue dans Manava (1) et préciser le nom de la chambre (2) puis cliquer sur «connecter»


Modification du lien sur TripAdvisor

Sélectionner «Calendriers connectés», puis cliquer sur le nom du calendrier à modifier
Coller l'URL (1) (si vous avez changé un paramètre dans Manava), ou le nom de la chambre (2) puis cliquer sur «Enregistrer les modifications» (3)

Forcer une synchronisation

Sélectionner «Calendriers connectés», puis cliquer sur le nom du calendrier à synchroniser
Cliquer sur le bouton «synchroniser»

Les entrées/sorties par semaine des clients

Comment voir rapidement les entrées / sorties (check-in /check-out) et les chambres à préparer?
Le document «entrées/sorties par semaine» permet de visualiser les mouvements des clients.
Cette édition est accessible depuis le bouton «entrées/sorties» au dessus du calendrier ou par le menu «Editions» option «entrées/sorties».
Sélectionnez le nombre de semaines à visualiser et appuyer sur «Imprimer»

Vous obtenez les entrées/sorties par semaine et par chambres

Vous pouvez visualiser les arrivées (1), les départs (2) Si vous avez saisi des prestations sur la fiche réservation, ces prestations apparaissent aussi dans cette édition. Dans la partie droite, un récapitulatif concernant le client qui arrive ou qui part est affiché. (3)
Vous pouvez aussi intégrer des commentaires de la fiche client (cf la question suivante :«Puis-je intégrer des commentaires dans le planning des entrées/sorties par semaine ?»"
Si vous imprimez ce document, vous pourrez l'afficher et l'annoter, nous laissons des espaces libres pour cet usage.
Puis-je intégrer des commentaires dans le planning des entrées/sorties par semaine ou dans le planning détaillé ou mensuel ? A quoi servent les commentaires entre crochets [] ?
Si vous souhaitez ajouter des commentaires dans le planning des entrées/sorties, il faut saisir ces commentaires dans la fiche réservation du client.
En effet, dans le champ «Description» de la fiche réservation, une notation particulière entre crochets [ ] peut être utilisée pour isoler les textes à afficher dans l'édition des entrées/sorties.

Seuls les textes entre [ ] sont imprimés sur l'édition des entrées/sorties. (1)
Les textes entre [ ] précédés de a> sont édités seulement le jour de l'arrivée, ceux précédés de r> le jour du départ.
Les textes sans [ ] ne seront pas imprimés dans l'édition des entrées/sorties (2)
Par exemple :
Si vous saisissez ceci dans la description de votre fiche réservation :

Dans l'édition des entrées/sorties les mentions entre crochets apparaîtront :

Les textes saisis entre [ ] sont affichés (1).
Notez que les textes saisis entre [] seront aussi affichés au survol des réservations dans les bulles d'informations du planning détaillé et mensuel. Notez que si vous avez saisi des prestations sur la fiche réservation, ces prestations apparaissent aussi dans l'édition. C'est le cas de la réservation de la chambre Prairie pour Moitier Karl dans notre exemple (2).
Dans la partie droite, un récapitulatif concernant le client qui arrive ou qui part est affiché. (3)

Notez qu'il n'y a pas le caractère crochet [ ] sur le clavier Mac, il est possible de saisir ce caractère en utilisant la combinaison suivante :
  • Pour [ : Alt + Maj + (
  • Pour ] : Alt + Maj + )
Ou alors remplacez ces crochets [ ] par des doubles parenthèses (( ))
Par exemple : ((a>Arrivée vers 11h00)) donne le même résultat que [a>Arrivée vers 11h00]

Les fermetures

Quelles sont les fermetures gérées par Manava ?
Cette option est accessible depuis le bouton «Fermetures/Congés» au dessus du calendrier ou par le menu «Calendriers» option «Périodes de fermetures». Cliquez sur le bouton «Nouvelle» pour définir une nouvelle période de fermetures.
Vous pouvez définir :
  • les fermetures de l'établissemnt
  • les fermetures d'une seule chambre
  • les fermetures externes de l'établissement ou d'une seule chambre
Voir les chapitres suivants.
Comment définir la fermeture de mon établissement ?
Cette option est accessible depuis le bouton «Fermetures/Congés» au dessus du calendrier ou par le menu «Calendriers» option «Périodes de fermetures».
Cliquez sur le bouton «Nouvelle» pour définir une nouvelle période de fermeture.
Si vous souhaitez fermer votre établissement pour une période, saisissez les dates de fermeture, laissez le champ "chambre" vide, car la fermeture s'applique à toutes les chambres, saisissez à titre informatif une description, puis validez votre saisie.

La fermeture de l'établissement s'affichera sur le calendrier détaillé sur toutes les chambres pour la période (1). Notez que le «Studio bleu» est fermé pour tout le mois de mars (2)

Cette fermeture de l'établissement s'affichera sur le calendrier mensuel en rouge foncé (1). Notez qu'une fermeture partielle est enregistrée pour tout le mois de mars (2). Au survol vous pouvez voir qu'il s'agit du «Studio bleu» (2).

Comment définir la fermeture d'une seule chambre ? Je réalise des travaux dans une chambre, comment fermer cette chambre sur mon calendrier et uniquement celle-ci?
Cette option est accessible depuis le bouton «Fermetures/Congés» au dessus du calendrier ou par le menu «Calendriers» option «Périodes de fermetures».
Cliquez sur le bouton «Nouvelle» pour définir une nouvelle période de fermetures.
Si vous souhaitez fermer une chambre, pour cause de travaux par exemple, saisissez les dates de fermetures, puis sélectionnez la chambre et validez.

La fermeture de la chambre s'affichera sur le calendrier détaillé (2). Notez qu'une fermeture générale est définie du 28 au 31 mars (1)

La fermeture de la chambre s'affichera sur le calendrier mensuel en rouge clair (2). Au survol vous pouvez voir qu'il s'agit du «Studio bleu».
Notez qu'une fermeture générale est enregistrée du 28 au 31 mars (1).

Comment savoir si j'ai rendu mes chambres indisponibles chez un OTA (Online Travel Agency) ?
Quelquefois, vous pouvez décider de réduire les disponibilités sur les calendrier externes à Manava (comme Booking, AirBnB ...) sans réduire vos disponibilités dans votre calendrier Manava, et noter dans Manava que vous avez fermé ces calendriers externes.
Une fois que vous avez fermé vos dates chez l'OTA, vous pouvez définir ces périodes de fermetures dans Manava.
Cette option est accessible depuis le bouton «Fermetures/Congés» au dessus du calendrier ou par le menu «Calendriers» option «Périodes de fermetures».
Cliquez sur le bouton «Nouvelle» pour définir une nouvelle période de fermetures.
Saisissez la période, indiquez la chambre ou laissez le champ vide si toutes les chambres sont concernées. Puis cliquez sur «Fermeture externe» (1), la liste des OTAs apparaît cochez les OTAs concernés (2), et validez (3).

Cette fermeture externe apparaît discrètement sur les calendriers (mensuel ou détaillé).


La liste des OTAs concernés par les fermetures externes peut être affinée, en cochant ou décochant «Proposer cette provenance dans les fermetures» dans la fiche provenance (menu «Tarifs/Provenances des clients»).


Les courriels

Puis-je envoyer des courriels depuis Manava et choisir la langue utilisée pour mes courriels ?
Des modèles de courriels sont disponibles depuis la fiche client, ils sont disponibles en anglais ou en français.
Lorsque vous êtes sur la fiche réservation, cliquez sur le bouton «Envoyer courriel» (1). Vous pourrez ensuite choisir la langue français ou anglais et le modèle du courriel parmi ceux installés en standard (2).
En fonction du choix (2), le texte change.

Complétez ce texte si besoin avant l'envoi. Renseignez l’email du client (si vous n’avez pas rempli sa fiche) et envoyez l’email en cliquant sur «Valider».
Vous pouvez aussi préférer envoyer ces emails directement depuis votre logiciel de messagerie : pour cela, copiez/collez le corps de ce message dans votre logiciel habituel et fermez cette fenêtre Manava en cliquant sur «Annuler».

Vous pouvez enrichir votre liste de modèles avec vos propres modèles, si vous créez des modèles dans «Courriels types» menu «Options».
Comment personnaliser mes courriels ?
Des modèles standards de courriels sont proposés et vous pouvez en ajouter.
Allez dans l'option «Courriels types» menu «Options».
La liste des modèles est affichée. Pour créer un modèle, nous vous conseillons de dupliquer un modèle standard et de le modifier.
Cliquez sur le modèle standard à dupliquer (1), une fois qu'il est affiché cliquez sur «Créer un courriel type personnalisé» (2).

Modifiez le titre (1). Renseignez la langue utilisée pour la présentation des dates. (2)
Puis modifiez le texte du courriel : vous pouvez y intégrer des variables de substitition (4) qui seront remplacées par les données de la réservation au moment de l'envoi.
(Les variables de substitution sont entourées par des accolades {} )
Enfin validez votre saisie en cliquant sur le bouton «Valider».
Votre courriel personnalisé est stocké vous pouvez l'utiliser à partir de la fiche réservation. Reportez-vous à l'aide précédente «Puis-je envoyer des courriels depuis Manava ?»

Les factures

Comment créer la facture du client ?
Entrez dans la fiche réservation, cochez «Facture» (1). Le logiciel vous demande une confirmation : cliquez sur «Générer» (2) , (pour obtenir un reçu vous n'êtes pas obligé de générer la facture).

La facture est créée (1). Les champs numéro et date sont renseignés automatiquement (2 et 3) mais vous pouvez les modifier. Pour votre première facture vous obtenez le numéro 1. Si vous souhaitez reprendre une autre numérotation saisissez ici le numéro de facture que vous souhaitez, et la prochaine facture repartira de ce numéro.
Vous pouvez imprimer la facture (4).

Comment créer une facture pour plusieurs réservations ?

Les réservation existent déjà

Vous devez grouper ces réservations entre elles.
Notez les numéros des réservations que vous souhaitez regrouper sur une même facture. (Ces numéros sont visibles dans le titre de la fiche réservation).
Entrez dans la fiche d'une d'entre elles : cette réservation sera la réservation principale. Dans le champ «réservations à ajouter» du bloc «Réservations groupées», saisissez le numéro d'une réservation secondaire. Recommencez autant de fois que vous avez de réservations à grouper.

Vous voyez maintenant que les échéances totalisent le montant des réservations groupées (1).

Les réservations n'existent pas encore

Vous devez les créer et grouper ces réservations entre elles. Pour cela créez la réservation principale (pour un des membres du groupe), et validez.
Revenez sur la fiche de la réservation principale (a) et cliquez sur le bouton «ou créer une nouvelle réservation» (1), Confirmez le choix en cliquant sur «Confirmer et grouper» (2)

La fiche secondaire apparait à l'écran, elle a déjà les mêmes dates de séjour, provenance etc..., attribuez lui une chambre différente et modifiez, si besoin, le nom du client puis validez.
Si vous devez créer une autre réservation groupée aux deux précédentes, reprenez au point (a).

Dégrouper

Si vous souhaitez détacher une réservation du groupe, pour qu'elle ait sa propre facture, cliquer sur le bouton «Dégrouper» (2).

Puis si la facture n'existe pas, cochez «Facture» pour générer la facture sur la réservation principale.
La facture est créée. Lorsque vous l'éditez cette facture reprend les montants de toutes les réservations groupées.
Je suis assujetti à la TVA, comment saisir la TVA ?
Vous devez indiquez à Manava que vous souhaitez gérer la TVA.
Cochez TVA dans les «paramètrages de Manava» menu «Options»
Puis définissez les différents taux de TVA «Options/Taux de TVA».
Vous pourrez ensuite saisir les TVA pour vos achats et prestations.
Je suis assujetti à la TVA, puis-je faire apparaître la TVA sur mes factures ?
Lorsque votre compte est créé sur Manava, il est configuré avec le modèle de facture hors taxes, car c'est le mode le plus fréquent chez nos utilisateurs Chambres d’hôtes.
Si vous devez facturer de la TVA, nous changerons le modèle de facture sur demande : écrivez-nous pour disposer du modèle «facture avec TVA», nous interviendrons rapidement.
Comment imprimer la facture du client ?
Si la facture n'a pas été créée, reportez-vous à la question précédente «Comment créer la facture du client ?».
Vous avez créé la facture, vous pouvez l'imprimer :
  • soit par la fiche réservation, cliquez sur «Imprimer» (1).
  • soit par l'option du menu «Editions/Liste des factures». Cliquez sur le numéro de la facture que vous souhaitez imprimer (1).
    Pour rechercher votre facture vous pouvez modifier les critères de sélection (2). Si vous souhaitez imprimer la liste des factures sélectionnées, cliquez sur «Imprimer» (3).
Je demande à imprimer une facture, mais il ne se passe rien, pourquoi ?
Attention : en fonction du paramétrage de votre navigateur, vous devez demander à accepter les fenêtres "pop-up" provenant de Manava pour que votre navigateur affiche la facture avant impression.
Si votre facture n'est pas affichée, c'est sans doute que la fenêtre pop-up est bloquée.
Dans ce cas, regardez en haut de votre écran, votre navigateur doit vous prévenir qu'il a bloqué un pop-up, car les pop-ups peuvent être assimilés à des fenêtres publicitaires (si vous utilisez Google Chrome vous pouvez suivre les explications https://support.google.com/chrome/answer/95472?hl=fr, pour Internet Explorer https://support.microsoft.com/fr-fr/kb/909604 )
Sur ma facture ou mes autres impressions, l'URL de ma page (l'adresse https://manava.abricode.fr/admin/...) apparaît. Comment faire pour la masquer ?
Vous devez modifier le paramétrage des éditions depuis votre navigateur.
  • Chrome: après avoir cliqué sur le bouton "Imprimer", décochez l'option "en-têtes et pieds de page" qui se trouve dans les choix de la partie gauche.
  • Firefox : il faut remplacer "URL" par "--vide--" dans les paramètres d'édition, pour cela consulter l'aide de firefox
  • IExplorer : il faut remplacer "URL" par "--vide--" dans les paramètres d'édition, cliquer sur le menu en haut de votre navigateur, choisir "imprimer" puis "mise en page"
Si vous disposez d'un logo sous la forme d'un fichier de type jpg ou png, vous pouvez l'importer dans Manava pour qu'il apparaisse en en-tête de vos factures. Entrez dans l'option du menu «Options/Paramètrage de Manava», cliquez sur l'onglet «Images», puis sur le bouton «Cliquez pour joindre un fichier» puis validez.

Votre logo sera édité en en-tête de facture
Je souhaite modifier la présentation de mes factures, puis-je le faire moi-même ?
Le logiciel Manava ne permet pas aujourd'hui de gérer plusieurs modèles d'impression de facture.
Vous ne pouvez pas non plus modifier par vous-même la présentation de ce document (hormis le logo).
Si vous souhaitez néanmoins que votre modèle de facture soit modifié, nous pourrons réaliser ce travail si vous nous envoyez toutes les modifications à apporter.

Ce travail de personnalisation de votre facture est facturé 50 €.
Je souhaite imprimer mes factures dans une autre langue que le Français ?
Nous pouvons personnaliser le modèle de votre facture pour qu'il soit en langue anglaise, ou qu'il comporte autant de paragraphes que de langues (facture français/anglais par exemple). Nous pourrons réaliser ce travail si vous nous envoyez toutes les traductions.

Ce travail de personnalisation de votre facture est facturé 50 €.
Puis-je joindre mon RIB à la facture ?
Si vous saisissez vos coordonnées bancaires dans l'option «Paramétrage de Manava», menu «Options», le RIB en pied de facture sera rempli sur votre facture.
Peut on envoyer une facture par email ?
Pour envoyer votre facture par email, vous devez l'enregistrer dans un fichier au format PDF.
Lorsque vous demandez à imprimer la facture, vous devez choisir d'«enregistrer au format PDF» à partir de votre navigateur s'il le permet (dans «destination» sous Google Chrome)

Les documents-type : Lettres ou contrats

Comment créer et utiliser les documents-type ?
Vous pouvez créer des documents Microsoft Word (docx), OpenOffice ou LibreOffice (odt) dans lesquels des variables seront substituées par des données de Manava.
Dans votre document, les variables de substitution sont encadrées par des accolades ouvrantes et fermantes, comme ci-après :



L'option "Exemples et glossaire variables de substitution" du menu «Options» :
  • vous permet de télécharger un exemple de document utilisant des variables de substitution (1) au format docx ou odt
  • affiche la liste exhaustive des variables de substitition (2)


Si vous souhaitez télécharger un exemple de document utilisant les variables de substitution, cliquez sur le lien (1) : le fichier d'exemple est téléchargé (dans le répertoire de téléchargement de votre navigateur).
Ouvrez le document pour le visualiser et le modifier.
Saisissez le texte en remplaçant toutes les données qui devront reprendre une valeur de la fiche réservation par sa variable de substitution.


Pour intégrer une variable dans votre document Microsoft Word (docx), OpenOffice ou LibreOffice (odt) :
  • saisissez-la directement avec ses accolades
  • ou sélectionnez-la dans le glossaire (2) : pour cela, double-cliquez sur la variable puis sélectionnez-la avec la souris,


    copiez-la (à l'aide des touches «Ctrl» et «C») et collez-la dans votre document (touches «Ctrl» et «V»).
Une fois votre document saisi, enregistrez-le sur votre disque dur, puis téléchargez-le dans Manava. Pour cela, vous devez créer un nouveau document type dans Manava (option «Contrats-types et autres documents» du menu «Options»), cliquez sur le bouton «Nouveau»


Remplissez les champs Titre, type de document... (renseignez la langue utilisée pour la présentation des dates) et uploadez le document Docx ou Odt que vous venez de créer en cliquant sur le bouton «Cliquez pour joindre un fichier».


Comment édités les documents-type (Contrats ou lettres) ?
Sur la fiche de réservation, cliquez sur le bouton «Imprimer». Sélectionnez le document que vous souhaitez éditer "Contrat" ou "Autre document".
Puis parmi les contrats (ou autre document) sélectionnez le titre du document à «pré-remplir».

Le document complété avec les données de la fiche réservation est téléchargé lorsque vous validez cette fenêtre.
Il suffit ensuite de l'ouvrir avec votre traitement de texte.

Les paiements

Comment puis-je vérifier ma caisse ? Imprimer le CA du jour ?
L'édition des paiements du jour (menu «Editions») vous permet d'éditer tous les paiements datés du jour.
Vous pouvez filtrer cette liste. Par exemple, éditer seulement les paiements en espèces en utilisant le sélecteur "mode paiement".
Cette édition peut être complétée par l'édition des paiements (menu «Editions») pour trouver des paiements sur une autre période ou imprimer le CA d'un mois.

Les listes

Je recherche un client, une réservation, ou une autre information. Comment trouver rapidement ?
Nous appelons 'liste' la présentation en plusieurs colonnes de données comme par exemple les données des clients, les réservations, les dépenses... Prenons pour exemple la liste des clients (option Réservations / Cardex Clients) :

La liste peut être triée en cliquant sur le titre des colonnes (titre en bleu), une petite fenêtre apparaît avec des petits triangles.
Cliquez sur un des triangles selon le sens de tri désiré : croissant ou décroissant (1).
Vous pouvez aussi filtrer la liste :
  • Par exemple pour rechercher les clients de «POLYNESIE FRANCAISE», cliquez sur la colonne «pays», puis sur «POLYNESIE FRANCAISE» (2) et enfin validez (3). La liste n'affiche alors plus que les clients de Polynésie.
  • Vous pouvez filtrer en ne recherchant que certains mots. Par exemple, pour rechercher le client « Lemarchal Jacques», cliquez sur le titre de la colonne «nom», dans la fenêtre orange tapez Lemar.. (lemar suivi de 2 points) (1) et validez (2), tous les clients commençant par « lemar » apparaissent.

    Dans la liste, le titre de la colonne est suivi de ... (3) pour indiquer qu'un filtre est actif.
    Si vous voulez affichez tous les clients dont le nom contient "marc", vous pouvez taper « ..marc.. » puis valider.
Ce principe de tri et de filtre existe sur toutes les listes du logiciel.
Pour annuler un filtre et réafficher la liste complète, il suffit de réafficher la fenêtre orange et valider sans rien sélectionner.

Les graphiques

Je souhaite éditer les graphiques, comment faire ?
L'édition papier est possible à partir de l'option «Editions/graphique», sous réserve que vous ayez souscrit à l'abonnement au module graphique.
Si vous obtenez une édition vierge, pensez à paramètrer les options d'impression de votre navigateur pour qu'il imprime les graphiques d'arrières plans. Sous Chrome, après avoir cliqué sur le bouton «Imprimer» de l'édition des graphiques, cochez «Graphiques d'arrières plans» qui se trouve dans les choix de la partie gauche.

Les dépenses

Comment saisir une dépense ?
Dans le menu «Dépenses» option «Dépenses», cliquez sur le bouton «Nouvelle».
Saisissez la date de votre achat (1), le nom de votre fournisseur et s'il y a lieu, la référence du document du fournisseur : numéro de facture, devis... (2)
Ensuite, vous pouvez saisir sur chaque ligne un article acheté, sa famille (4) et son prix.
Dans le champ «Mode de paiement», sélectionnez le mode de réglement et dans le champ «Info. Réglement», les informations complémentaires sur le règlement, par exemple le numéro de chèque (5).
Le champ «Commentaire» est un champ d'information libre.
Vous pouvez créer ou modifier la fiche fournisseur en cliquant sur le bouton «Founisseur».

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez renseigner le % de TVA appliqué à chaque article (6)
Pour faciliter votre saisie, nous vous conseillons de créer au préalable vos familles de dépenses, vos fournisseurs, vos modes de paiement et les articles que vous achetez le plus souvent.
Reportez-vous aux paragraphes suivants.
Comment saisir mes modes de paiements à utiliser pour régler les fournisseurs ?
Vous pouvez créer / supprimer des modes de paiement (option «Options» du menu, sous option «Modes de paiement fournisseurs»).
Le code du mode de paiement est utilisé dans certaines éditions au lieu du nom complet. Entrez une abréviation. Cette liste de paiements peut être complétée au fur et à mesure de vos besoins.
La liste des modes de paiements fournisseurs est une liste différente de celles des clients.
Comment saisir les familles de dépenses ?
Ces familles de dépenses vous serviront pour obtenir des statistiques et graphiques. Dans le menu «Dépenses» option «Familles des dépenses» ajoutez à la liste toutes les familles que vous souhaitez.

Pour notre exemple ajoutez la famille «salaires» (2)
Le code de la famille est utilisé dans certaines éditions au lieu du nom complet. Entrez une abréviation (1).
Validez pour enregistrer votre saisie.
Cette liste de familles peut être complétée au fur et à mesure de vos besoins.
Comment saisir les fournisseurs ?
Dans le menu «Dépenses» option «Fournisseurs», cliquez sur le bouton «Nouveau» (1).
Créez une fiche pour chacun de vos fournisseurs habituels : fournisseur d'eau, électricité, téléphone...
Pour chacun saisissez ses coordonnées. Dans la zone «Règlement» vous pouvez saisir le RIB du fournisseur, dans la zone «Commentaire» vos observations (3).

Créez un fournisseur «Divers» pour regrouper les dépenses des fournisseurs occasionnels, pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer les coordonnées.
A quoi servent les «Articles fréquents» ? Comment les créer ?
Vous pouvez accélérer votre saisie des dépenses en créant les articles que vous achetez fréquemment.
Dans le menu «Dépenses» option «Articles fréquents», cliquez sur le bouton «Nouvel» (1).
Saisissez le nom de votre article et sa famille (2).
Le champ «Description» vous permet de saisir des informations complémentaires concernant cet article.
Si vous êtes assujetti à la TVA, vous renseignez le % de TVA appliqué à cet article (4).
Comment saisir un salaire ? Programmer une dépense ?

Les familles des dépenses

Dans le menu «Dépenses» option «Familles des dépenses» ajoutez à la liste la famille «Salaires» ou «Rémunérations».

Le code de la famille est utilisé dans certaines éditions au lieu du nom complet. Entrez une abréviation (1), puis le nom «salaires» (2).
Validez pour enregistrer votre saisie.

Les fournisseurs

Créez une nouvelle fiche (1) pour chacun de vos salariés
Dans celle-ci saisissez le nom du salarié (2), ses coordonnées, et validez la fiche.
Note : Le code du fournisseur est utilisé dans certaines éditions au lieu du nom complet. Entrez une abréviation, par exemple les initiales du salarié.

Pour saisir la dépense liée au salaire, vous avez le choix entre 2 possibilités :
  • saisir manuellement la dépense de chaque mois,
  • générer automatiquement ces dépenses par anticipation.

La saisie manuelle d'une dépense

Créez une nouvelle dépense : dans l'option «Dépenses» cliquez sur «Nouvelle» puis remplissez les champs.
Renseignez la date de votre dépense (1), sélectionnez le nom du fournisseur dans la liste (ici le nom du salarié) (2),puis dans les articles saissez par exemple «Salaire de septembre» dans la colonne article, sélectionner «Salaires» dans la colonne famllie, et saisissez le montant du salaire dans la colonne TTC (3).
Si vous êtes assujetti à la TVA laissez 0 dans la colonne % TVA (4).
Complètez le mode de paiement (5), puis validez la fiche, votre dépense est enregistrée.
Vous devrez renouveller cette opération à chaque versement de salaire.

La programmation des dépenses

Pour éviter de ressaisir chaque mois une dépense, vous pouvez la programmer.
Dans l'option «Dépenses» cliquez sur «Programmation des dépenses» (1).
Remplissez les champs «date début», «date fin» (2) et la fréquence (3) :
  • La date de début est la date attribuée à la première dépense générée automatiquement.
  • La date de fin est la date jusqu'à laquelle les dépenses vont être créées.
  • La fréquence est le nombre de mois entre la première dépense et sa suivante.
    Pour une dépense mensuelle saisissez «1» : tous les mois, cette dépense sera répétée jusqu'à la date de fin.

Indiquez le nom du fournisseur, puis indiquez les composantes de votre dépense dans notre exemple le salaire mensuel, sa famille (4) et son montant (5), indiquez aussi le mode de paiement si vous le connaissez (6). validez.
Si vous êtes assujetti à la TVA laissez 0 dans la colonne % TVA.
Toutes les dépenses comprises dans l'intervalle des dates ont été générées par la validation.
Dans notre exemple, les 12 dépenses des salaires mensuels de «Dupont» ont été créées. Pour contrôler, vous pouvez les afficher en effectuant un filtre de recherche sur la date et le nom du fournisseur (1) puis cliquer sur «Afficher (2)»

Si vous aviez saisi en date de début : 15/12/2015 toutes les dépenses générées, l'auraient été au 15 du mois.
La programmation des dépenses est très utile pour enregistrer les dépenses liées à des abonnements, c'est à dire celles dont vous connaissez à l'avance les montants, fréquence et date de prélèvement.

Autres options

Comment changer la devise utilisée dans Manava, par exemple dans les factures» ? Comment changer le nombre de décimales utilisé dans les montants ?
Dans les paramètres généraux du menu «Options» «Paramètrage de Manava», choisissez votre devise (1) elle apparaîtra dans certains états comme les factures.
Indiquez le nombre de décimales que vous souhaitez gérer (2).

Attention si vous modifiez le nombre de décimales : il faudra revalider les réservations, les grille de tarifs... déjà saisis pour que les arrondis soient calculés avec le nouveau nombre de décimales.
A quoi servent les suivis, option «Réservations/Définition des suivis» ?
Cette option permet de saisir les différents suivis des paiements que vous utiliserez pour pointer les échéances de vos réservations.
Exemple :
  • EN ATTENTE ENCAISSEMENT BANQUE => chèque remis à la banque et en attente d'être crédité,
  • EN ATTENTE => vous n'avez pas reçu de paiement etc...
Le suivi est saisi dans la fiche réservation à titre d'information.
Quand l'état du paiement change, revenez sur la réservation et changez le suivi : par exemple modifier "EN ATTENTE ENCAISSEMENT BANQUE" en "OK". Le code du suivi sera utilisé à la place du nom dans les présentations condensées.
Vous pouvez créer autant de «suivis» que vous souhaitez.
Comment saisir des notes, des informations libres, gérer un pense-bête ?

Les notes propres à chaque fiche : zone «description» ou «commentaire»

Sur chaque fiche, une zone «description» ou «commentaire» permet de saisir des informations pour compléter la saisie de votre fiche réservation, dépense, client...

La gestion des notes de type pense-bêtes

Elle permet d'inscrire des informations sans aucun lien direct avec une fiche.
Ces notes peuvent apparaître sous le menu général, et/ou sur le planning (mensuel ou détaillé)
  • sous le menu général (image A)
  • planning détaillé (image B)

    au survol du pictogramme du 3 février dans le planning détaillé

  • planning mensuel (image C)

    au survol du pictogramme du 3 février dans le planning mensuel

Pour saisir ces notes, allez dans le menu «Options», option «Nouvelle note» ou «liste des notes»

Cochez ou non les champs en fonction de vos besoins :
  • «Publique» : coche indiquant que la note est visible par tous les utilisateurs (si non cochée, vous seul la voyez).
  • «Urgent» : la note sera précédée d'un drapeau rouge (1) lorsqu'elle sera affichée sous le menu général,

    ou lorsqu'elle est affichée dans la liste des notes (2).
  • «Accueil» : cochez pour que la note apparaisse en dessous du menu général comme un pense-bête, avec ou sans le drapeau urgent, voir image A ci-dessus.
    Si vous ne cochez pas cette case, la note apparaîtra seulement dans le planning si elle est associée à une date d'alerte (voir images B et C ci-dessus).
    Dans tous les cas, elle sera présentée dans la liste des notes (menu «Options» option «Liste des notes»).
  • «Alerte le» : saisissez une date pour que la note soit associée à un jour.
    A la date de l'alerte, elle sera représentée par un pictogramme "stylo" sur les plannings et vous pourrez lire son contenu au survol (voir images B et C ci-dessus). Et si vous avez coché "Accueil", elle apparaîtra sous le menu général au jour de l'alerte.
La gestion des notes est disponible sur souscription au module Annexes. Vous pouvez l'essayer pendant votre période d'essai gratuite, ou sur le compte Démo.

Gestion de notes spécifiques à l'édition «Entrées/sorties» (planning de la semaine)

Cette édition est disponible dans le Menu «Éditions» options «Entrées/sorties» ou bouton «Entrées/sorties» au dessus du planning.
Ces notes sont spécifiques à une réservation et sont codifiées pour être représentées dans l'édition des Entrées/sorties.
Reportez-vous à l'aide sur les commentaires entre crochets : Puis-je intégrer des commentaires dans le planning des entrées/sorties par semaine ou dans le planning détaillé ou mensuel ? A quoi servent les commentaires entre crochets [] ?

Modules payants

Comment puis-je souscrire à un abonnement ?
Si vous souhaitez souscrire à nos modules payants, il suffit de nous en indiquer la liste, ainsi que la durée d'abonnement (6 ou 12 mois). Au terme de cette période, vous pourrez renouveler ou résilier votre abonnement à ces modules, tout en conservant l'accès gratuit aux modules de base. Les abonnements sont souscrits pour une durée de 6 mois ou 1 an, et doivent être réglés en début de période.
Les modules disponibles sont :
  • Module 1 « Annexes »
  • Module 2 « Dépenses »
  • Module 3 « Graphiques »
  • Module 4 « Editions »
Le descriptif détaillé des modules se trouve sur la page Tarifs de notre site.
Le descriptif détaillé de la création des comptes se trouve sur la page Infos de notre site.

Divers

Peut-on ouvrir simultanément le logiciel sur 2 postes ou plus ?
Oui, comme n'importe quelle navigation sur internet, vous pouvez ouvrir la même page sur plusieurs postes.
Pour voir les modifications effectuées sur les autres postes, il faut de temps en temps réactualiser la page (touche F5 ou Ctrl-R).

  • La prise de réservation peut donc être effectuée en même temps sur plusieurs postes.
  • Attention : si vous modifiez en même temps la même fiche (client, réservation, dépense ...) c'est la dernière validation qui sera prise en compte.
Peut-on mettre un lien vers Manava ? Procéder à un échange de liens ?
Si vous utilisez Manava et souhaitez promouvoir notre solution, voici le code à intégrer dans votre site

<div > <a href="https://www.manava.abricode.fr" target="_blank"> <img alt="gestion de chambre d'hôtes" src="https://www.manava.abricode.fr/images/manava.png"><br>Logiciel gratuit de Gestion de chambres d'hôtes </a> </div>

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manava 33200 Bordeaux, France

Tél : +33 6 95 477 462
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