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Facturation
Bonsoir,
J'ai un hôte qui règle un forfait de 20 nuits qui l'utilise à sa guise ensuite. Comment puis procéder pour l'encaissement et la facturation ?
Merci d'avance
Marie
J'ai un hôte qui règle un forfait de 20 nuits qui l'utilise à sa guise ensuite. Comment puis procéder pour l'encaissement et la facturation ?
Merci d'avance
Marie
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Réponses
Je vous propose une procédure qui ne faussera pas les statistiques par chambre.
1) Enregistrement de la facture forfait :
Vous pouvez saisir une réservation avec en prestation le forfait 20 nuits,sans montant d'hébergement et sans taxe de séjour (2). Saisissez la réservation sur une date passée (pour ne pas bloquer la chambre par cette réservation fictive) (1). Puis vous pouvez bloquer le calcul automatique en cochant la zone de blocage à côté du montant de l'hébergement (3)
Puis saisissez une prestation correspondant au forfait 20 nuits
Ensuite générez la facture :
Onglet «Factures», cliquez sur «Facture de solde»
Vous obtenez une facture en brouillon que vous pouvez rendre définitive
Lorsque le client vous règle le forfait, saisissez son règlement dans l'onglet «Règlements»
En sélectionnant la facture dans la première zone de saisie.
2) Par la suite lorsque le client viendra passer une nuit, voici comment enregistrer son séjour :
Créez une nouvelle réservation, aux dates de son séjour et en prix unitaire le montant d'une nuit (au forfait), dans notre exemple 75€ (1)
Puis cliquez sur l'onglet prestations et saisissez la prestation hébergement avec en quantité le nombre de nuitée en négatif
Sur cette réservation le client ne vous doit plus que le montant de la taxe de séjour.
Vous pouvez émettre une facture et enregistrer le règlement de la taxe (Facture de solde et enregistrement du règlement).
Si vous éditez la liste des prestations classées par clients, vous pouvez suivre le nombre de jours pris par le client et décrémentés de son forfait.
PS : Vous pouvez suivre la même procédure en faisant payer la taxe de séjour par avance (dans ce cas vous ne mettez pas à zéro la zone taxe de séjour à l'étape 1 et vous la mettez à zéro à l'étape 2), mais il semble plus logique de la faire payer lorsque le client est réellement présent.
Une autre méthode serait de saisir à l'étape 1 (le montant de l'hébergement avec la taxe de séjour), facturer, puis d'enregistrer à l'étape 2 les réservations à zéro (montant hébergement, prestations et taxe de séjour). Plus simple mais cela fausse les stats.