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Paramétrage de Manava

→ option “Paramètres & Tarifs / Paramétrage de Manava”

Configurez ici les paramètres généraux de votre compte :

  • Coordonnées
  • Logo
  • Préférences
  • Textes sur les devis, reçus et factures
  • Echéances automatiques
  • Coordonnées bancaires
  • Serveurs de courriels

Généralités : Coordonnées, devise, TVA...

→ option “Paramètres & Tarifs / Paramétrage de Manava / Généralités”

Saisissez ici vos coordonnées qui seront reprises dans les courriels, contrats, facturation… 1
Vous pouvez indiquer ici des informations complémentaires qui seront reprises en en-tête de facture. 2
Si vous êtes assujetti à la TVA, cochez “Gérer la TVA”. 3
Modifiez la devise et le nombre de décimales si besoin. 4
Validez pour conserver votre saisie.

Généralités

Attention si vous modifiez le nombre de décimales : il faudra revalider les réservations, les grille de tarifs… déjà saisis pour que les arrondis soient calculés avec le nouveau nombre de décimales.

Préférences

Modes des dates

Vous pouvez saisir et afficher les périodes des séjours selon 2 modes :

  • dates des nuitées
  • dates d'arrivée et de départ

Comment saisir un séjour de 2 nuits qui commence lundi 1er juillet (départ du client mercredi 3 juillet) ?

En mode “Dates des nuitées”, vous définirez un séjour en saisissant la date de la 1ère nuitée et la date de la dernière nuitée. Dans notre exemple, vous saisirez donc 01/07/2020 et 02/07/2020, puisque la 2ème nuitée commence le 02/07.

En mode “Dates d'arrivée et de départ”, vous définirez un séjour en saisissant la date d'arrivée (équivalent à la date de la 1ère nuitée) et la date de départ (différente de la date de dernière nuitée). Dans notre exemple, vous saisirez donc 01/07/2020 et 03/07/2020, puisque le client part le 03/07.

Cette préférence impacte également la visualisation des réservations dans le planning détaillé.

mode “Dates des nuitées” mode “Dates d'arrivée et départ”
les réservations sont calées sur les dates
les réservations sont décalées d'une demi-journée

Voir également cette question : Comment sont gérées les dates d'arrivée et de départ ?

Exclusion des hébergements

Affichage de toutes les exclusions dans le planning, ou uniquement des exclusions relatives à des réservations confirmées.

Par exemple, vous proposez de réserver 2 chambres séparément ou l'ensemble (la maison complète). La location de la maison rend indisponibles les 2 chambres, la location d'une chambre rend indisponible la location de la maison.

Dans ce cas sur le planning détaillé, lorsque la maison est réservée, les 2 chambres sont marquées comme indisponibles. Réciproquement, lorsqu'une chambre est réservée, la maison est indisponible (que la réservation soit confirmée ou non).

planning et exclusion

Dans l'exemple ci-dessus, la maison est réservée par Borgès Maria, mais ce n'est qu'une demande de réservation, puisque la réservation est marquée comme “non confirmée” (affichée en jaune), la chambre “Vue mer” est réservée et confirmée (affichée en bleu). Cet affichage correspond à la préférence “Exclusion des hébergements pour toutes réservations”.

planning et exclusion

Vous pouvez préférer n'afficher les exclusions que pour les réservations confirmées.

planning et exclusion

La préférence d'affichage fonctionne aussi sur le planning mensuel.

Afficher les annulations

Lorsqu'une réservation est annulée, elle continue d'apparaître dans le calendrier mensuel et détaillé, en gris et barrée. Si vous ne souhaitez pas que ces réservations annulées soit affichées dans les calendriers, mettez cette préférence à “Non”.

Voir la page : Annuler ou supprimer une réservation

Modifier les couleurs

Les couleurs des réservations dans le calendrier détaillé sont paramétrables.

Cliquez sur le bouton “…”.

Cliquez sur la couleur à personnaliser 1, puis réglez la couleur 2 et validez 3.

Renouvelez l'opération et validez l'ensemble des modifications 4. Si vous souhaitez retrouver les couleurs standard, cliquez sur “Couleurs par défaut” 5.

Légende calendrier détaillé

Statut des nouvelles réservations

1. Manava

Quand vous créez une réservation dans Manava, elle peut être considérée par défaut comme “confirmée” ou “non confirmée” :

  • Les réservations confirmées impactent les disponibilités du calendrier Manava, et des calendriers exportés via la liaison iCal ou le Channel Manager. Les dates réservées sont bloquées et deviennent indisponibles à la vente.
  • Les réservations non confirmées sont de simple demandes, ou des options de réservations, qui n'empêchent pas d'autres réservations d'être prises aux même dates.

2. Site web

Si vous utilisez le formulaire de réservation Manava (abonnement “Moteur de Réservation), il est possible d'indiquer que vous souhaitez que les réservations créées depuis votre site internet, soient considérées spontanément comme “confirmées”, afin qu'elles impactent les disponibilités du calendrier Manava, et des calendriers exportés via la liaison iCal ou le Channel Manager.

Si vous laissez le choix “Non confirmée”, les réservations créées depuis votre site seront considérées comme de simples demandes. Elles ne bloqueront pas vos dates et vos différentes plateformes de ventes considèreront ces dates comme disponibles.

Réservation ferme

Si les réservations sur votre site conduisent à un paiement en ligne, les réservations créées seront forcément confirmées après validation du paiement.

Condition spéciale par défaut

Si vous avez mis en place des conditions spéciales pour gérer vos tarifs, vous pouvez indiquer ici quelle condition spéciale doit être utilisée par défaut lors de la création d'une nouvelle réservation. Voir la page : Conditions spéciales

Provenance par défaut

Indiquez ici quelle provenance doit être utilisée par défaut lors de la création d'une nouvelle réservation : direct, site web, etc. Voir la page : Provenances

Numérotation dissociée factures/avoirs

Indiquez “Oui” si la numérotation chronologique des factures est distincte de celle des avoirs.

Numéroter les factures à partir de

Indiquez le prochain numéro à utiliser pour les factures. Ce réglage est utile lorsque vous démarrez avec Manava en cours d'exercice, et que vos prochaines factures réalisées avec Manava doivent poursuivre une numérotation existante.

Numéroter les avoirs à partir de

Indiquez le prochain numéro à utiliser pour les avoirs.

Format des numéros des factures et des avoirs

Le format des numéros de factures et avoirs peut être constitué de l'année, du mois et d'un numéro croissant périodique.

  • la séquence {AAAA} ou {AA} sera remplacée par l'année sur 4 ou 2 chiffres
  • la séquence {MM} sera remplacée par le mois sur 2 chiffres
  • la séquence {NNN…N}, avec autant de 'N' que de positions à remplir, sera remplacée par le numéro de facture ou d'avoir. Cette séquence doit nécessairement être placée à droite du format.
  • tous les autres caractères seront conservés littéralement

Exemple : avec le format F{AAAA}{MM}-{NNN}, la 1ère facture de janvier 2019 aura le n° F201901-001

Si vous utilisez un format périodique, c'est à dire incluant les séquences {AAAA}, {AA} ou {MM}, le numéro croissant représenté par {NNN…N} sera remis à 1 à chaque début de nouvelle période.

Par exemple, avec le format F{AAAA}{MM}-{NNN}, la dernière facture de janvier 2019 pourra être F201901-047 et la première facture de février sera F201902-001.

Si vous n'utilisez pas de format périodique, les numéros de factures ne sont jamais remis à 1.

Par exemple, avec le format F{NNNNN}, si la dernière facture de 2019 est F01305, la première facture de 2020 sera F01306.

Devis, reçus, factures : textes de fin de document

→ option “Paramètres & Tarifs / Paramétrage de Manava / Documents”

Des textes de fin de document peuvent être paramétrés, dépendant du type de document : devis, reçus, factures dues, factures acquittées, avoirs.

Par exemple, pour vos factures dues, vous pouvez prévoir une mention décrivant vos conditions de règlements (délai maximum de règlement, indemnité forfaitaire de retard ou autres mentions). Pour vos factures acquittées, vous pouvez par exemple prévoir un texte de remerciement.

Un texte à placer en pied de page est également possible, commun à tous vos types de documents.

Si vous avez renseigné votre domiciliation bancaire, l'affichage de votre RIB est configurable selon les types de document.

Textes de fin paramétrables

Relances

→ option “Paramètres & Tarifs / Paramétrage de Manava / Echéances”

Une alerte avertissant que des échéances sont échues peut s'afficher sous la barre du menu. Le comportement de cette alerte est réglable dans l'option “Paramètres & Tarifs / Paramétrage de Manava / Echéances”.

Alerte relance

Sélectionnez :

  • Aucune : ne pas afficher d'alerte
  • 30 jours : n'afficher l'alerte que s'il existe des échéances non réglées dont le terme a expiré au cours des 30 derniers jours
  • Toutes : afficher l'alerte s'il existe des échéances échues, quelles que soient leur date d'expiration

L'alerte s'affiche sous la barre du menu :

Relance Clent

Si vous cliquez sur cette alerte, la liste des réservations dont au moins une échéance est échue et non pointée est affichée. Notez que les échéances sont pointées automatiquement chaque fois que des règlements sont saisis.

Relance client

Echéances automatiques

→ option “Paramètres & Tarifs / Paramétrage de Manava / Echéances”

Chaque nouvelle réservation est associée à une liste d'échéances de paiement. Ces échéances sont saisissables dans les fiches Réservation et pour éviter que vous ressaisissiez toujours les mêmes échelonnements, vous pouvez créer un modèle ici.

Manava proposera un échéancier calculé automatiquement à chaque nouvelle réservation, mais vous pourrez dans tous les cas adapter cet échéancier à chaque situation.

Remplissez ce tableau avec une échéance par ligne, en terminant par un calcul de solde.

ech-001.jpg

La première ligne indique que l'acompte de 30% est attendu 5 jours après la demande de réservation.
La seconde ligne que le solde sera demandé le jour de l'arrivée.

Echéance pour taxe de séjour

Le montant d'une échéance peut être égale au montant de la taxe de séjour.

Par exemple, si vos clients vous règlent le montant d'une nuitée à titre d'acompte 15 jours avant leur arrivée, il reste à leur arrivée le montant de la taxe de séjour à régler (en généralement réglé en espèces) et le solde du séjour (si le séjour est de plus d'une nuit ou si vous avez vendu des prestations).

Vous pouvez prévoir de paramétrer les échéances de cette façon :

A la création d'une réservation pour 2 nuitées, vous obtiendrez par exemple :

Banque

Renseignez vos coordonnées bancaire, si vous souhaitez qu'elles soient imprimées en pied de devis ou de facture.

Les documents sur lesquels le RIB sera imprimé est paramétrable dans l'onglet “Documents”. Voir la page : Devis, reçus, factures : textes de fin de document.

Cette page contient un aperçu du RIB en pied de document : Personnaliser une facture

Images

→ option “Paramètres & Tarifs / Paramétrage de Manava / Images”

Logo facture"

Vous pouvez importer 3 images sur votre compte, au format jpg ou png :

  • un logo, imprimé en en-tête de documents : devis, reçus, factures, bons-cadeaux 1
  • une image imprimée en pied de bon-cadeau 2
  • une image signature, à placer en fin de courriel

Pour importer une image, cliquez sur l'un des boutons “Cliquez pour joindre un fichier”, puis “Parcourir…”, sélectionnez l'image sur votre ordinateur et validez.

Logo facture"

Réduisez la taille de vos images au minimum utile, avant de les stocker dans Manava. Plus les images sont volumineuses, plus les documents seront long à charger.

Liaison avec votre messagerie personnelle

Vous pouvez configurer votre compte Manava pour que les courriels envoyés depuis Manava soient copiés dans votre messagerie personnelle, dans le dossier de votre choix.

Cette configuration est facultative.

Serveur IMAP

→ option “Paramètres & Tarifs / Paramétrage de Manava / Courriels - Serveur”

Pour cela, vous devez fournir les informations de connexion au serveur IMAP de votre hébergeur de courriels.

Configuration IMAP et SMTP

Renseignez les données de connexion à votre serveur IMAP 1. Consultez pour cela la documentation technique de votre fournisseur d'accès internet. Vous pouvez aussi utiliser les moteurs de recherche avec les mots-clés “serveur imap {mon_fournisseur}”. Ces informations sont publiques et se trouvent facilement.

Si les informations saisies sont correctes, vous pourrez choisir le dossier de stockage des emails parmi la liste proposée par votre compte IMAP 2. Manava sélectionne par défaut le premier dossier contenant le mot 'sent' ('envoyé' en anglais) car ce dossier correspond en principe à votre dossier “Envoyés” affiché dans votre application de messagerie en français. Vous pouvez préférer n'importe quel autre dossier dans la liste.

Configuration IMAP et SMTP

Si les informations de connexion sont incorrectes ou une erreur de réseau rend impossible la connexion, Manava affiche la mention “Serveur IMAP non configuré ou non accessible” :

Configuration IMAP et SMTP

Pour des questions de performance, la liste des dossiers de votre compte IMAP n'est chargée que lorsque vous modifiez les informations de connexion. Si vous avez déjà validé vos informations et que vous souhaitez modifier le dossier de stockage, utilisez le petit bouton “…” à droite des dossiers pour charger la liste.

Serveur SMTP

En plus du serveur IMAP, Manava peut utiliser le serveur d'envoi (= serveur SMTP) de votre prestataire internet, au lieu du serveur d'envoi par défaut de Manava, qui est le prestataire SendGrid.

Cette configuration est facultative.

Elle permet d'obtenir des notifications par courriel sur votre propre compte de messagerie, par exemple lors d'une erreur de distribution de courriel (adresse de destinataire incorrecte par exemple). Dans certains cas, cela peut permettre une meilleure distribution de vos courriels auprès de vos clients, si vous estimez que les courriels envoyés par SendGrid sont trop souvent classés en SPAMs (indésirables). Notez que l'inverse peut aussi se produire : la réputation de SendGrid étant excellente parmi les prestataires mondiaux, il se peut que votre propre serveur SMTP obtienne de moins bons résultats et que vos emails soient vus en SPAMs par vos destinataires si vous l'utilisez dans Manava.

Comme pour le serveur IMAP, fournissez tous les renseignements requis pour se connecter à votre serveur SMTP 3.

Comptes Gmail

L'utilisation des serveurs IMAP ou SMTP de Gmail est restreinte en principe aux applications Google. Les applications tierces comme Manava peuvent les utiliser, à condition que vous les autorisiez dans votre compte Google. Cliquez sur le bouton 4 pour lancer une recherche sur Google sur ce sujet.

Sans autorisation explicite de votre compte Google, Manava échouera chaque fois qu'il tentera d'utiliser les serveurs de Gmail.

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