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Export comptable des données
→ option “Options / Export comptable”
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Cette fonctionnalité vous permet de télécharger et/ou d'envoyer à votre comptable les données Manava sous forme de fichiers d'écritures comptables, afin de les intégrer dans le logiciel utilisé par votre expert comptable. Les données exportables sont les écritures de ventes, d'achats, de banque…
Les données exportées dépendent de votre paramétrage. Elles doivent être visées et validées par votre comptable.
Configurer l'export
Avant tout export, vérifiez la configuration de votre export 1.
- Format d'export 1 : sélectionnez le modèle de fichier à générer en fonction du logiciel de comptabilité utilisé par votre comptable.
Si votre comptable utilise un format non référencé, nous pouvons compléter cette liste. Contactez-nous pour cela.
- Clients : définissez les comptes généraux des comptes clients 2. Vous pouvez définir des comptes spécifiques à une famille de client, à un client ou à un OTA (en mode Voucher). Cliquez sur + 3 puis sélectionnez la famille, le nom du client ou l'OTA et saisissez son compte comptable.
- Ventes, Fournisseurs, Achats et Trésorerie4 : cliquez sur les onglets successifs pour définir de la même manière, les comptes généraux et spécifiques pour ces opérations.
- Taxes : Renseignez le compte pour la taxe de séjour et si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez définir le mode de déclaration de la TVA (encaissements ou débits). Les écritures exportées dépendront de ce choix.
- Journaux : selon l'export sélectionné, les codes des journaux peuvent être obligatoires, renseignez-les si nécessaire.
- Autres : vous pouvez indiquer le courriel de votre comptable pour lui envoyer les fichiers exportés directement. Si vous cochez “Copie cachée” cet email vous sera aussi envoyé. Le format des noms des fichiers générés peut être imposés par votre comptable.
Le format de nom des fichiers d'export peut être constitué de caractères fixes et de variables :
- la variable {datedebut} sera remplacée par la date de début d'export
- la variable {datefin} sera remplacée par la date de fin d'export
- la variable {journal} sera remplacée par le code du journal
- tous les autres caractères seront conservés littéralement
- il est conseillé de ne pas fournir d'extension de fichier dans le format, puisqu'elle sera renseignée automatiquement en fonction du format d'export sélectionné.
- Exemple : avec le format export_{journal}_{datedeb}_{datefin}, le fichier généré pourrait être export_BNQ_20200101_20200131.txt avec le format CSV.
Exporter
- 1 Vérifiez la configuration
- 2 Renseignez la période à exporter.
- 3 Sélectionnez les journaux que vous souhaitez exporter.
- 4 Cliquez sur “Visualiser” si vous souhaitez contrôler les écritures, sinon cochez “Télécharger” pour lancer l'exportation et/ou “Envoyer” pour transmettre les fichiers à votre comptable. Le fichier téléchargé se trouve dans votre répertoire de téléchargement défini par votre navigateur, sous la forme d'un fichier compressé si vous exportez plusieurs journaux. L'envoi au comptable est proposé seulement si vous avez renseigné son courriel dans la fenêtre Configuration / onglet Autres.
- 5 Cliquez sur “Exporter” pour effectuer l'action choisie.
Exemples d'export comptable avec TVA et facture d'acompte
Les données exportées dépendent de votre paramétrage. Elles doivent être visées et validées par votre comptable. L'export n'est pas le même selon que vous êtes assujetti ou non à la TVA, que vous déclarez la TVA sur les encaissements ou les débits et que vous avez saisi ou non un compte d'avances et acomptes. Si vous changez la configuration de l'export comptable en cours d'exercice, ce sera à votre comptable d'effecturer les écritures de régularisation (pour équilibrer le passage d'un mode à l'autre).
Nous prendrons toujours le même exemple suivant (pour simplifier nous considérons qu'il n'y a pas de taxe de séjour) :
- La cliente Joséphine Busher a réservé le 1 décembre pour la nuitée du 5 décembre une chambre à 120€ TTC (dont 10.91€ de TVA à 10%).
- Elle a réglé 30% à la réservation le 1 décembre.
Vous avez émis une facture d'acompte le jour même de 36€. - Vous avez généré la facture de solde de 84€ le 6 décembre, qu'elle a réglée en partant.
- La TVA de la facture d'acompte est de 3.64€, celle de la facture de solde de 7.64€.
Sur la fiche de réservation Joséphine Busher, vous avez généré les factures et saisi les réglements suivants :
Export comptable avec TVA sur les encaissements
1 ) Compte "Avances et acomptes" non renseigné
Dans la configuration 1, dans l'onglet 'Clients' 2, le compte 'Avances et acomptes' est vide.
Dans l'onglet 'Taxes' 3 vous avez sélectionné “TVA sur Encaissement” et sans journal d'OD .
Vous obtenez l'export suivant :
Journal de vente :
Le 1er décembre : écriture de la facture d'acompte. 1
Le 6 décembre : écriture de la facture de solde. 2
Dans ces écritures, la TVA est mise en attente dans le compte de TVA à régulariser (45800000).
Journal de Banque :
Le 1er décembre : écriture d'encaissement de la facture d'acompte. 3
Le 6 décembre : écriture d'encaissement de la facture de solde. 4
Dans ces écritures, le compte d'attente (45800000) est débité au profit du compte de TVA collectée.
Variante avec un journal d'OD si vous avez coché "Régularisations de TVA en OD" dans l'onglet "Taxes"
Journal de vente : inchangé
Journal de Banque : Ecritures d'encaissement des 2 factures sans déclaration de TVA. 5
Journal d'OD : Ecritures de collecte de la TVA dues au titre des 2 encaissements. 6 La TVA est collectée, le compte d'attente est débité au profit du compte de TVA collectée.
2 ) Compte "Avances et acomptes" renseigné
Dans ce cas la facture d'acompte n'est pas transférée en comptabilité, le montant de l'acompte mouvemente le compte d'attente 41900000, seuls l'encaissement et la TVA qu'ils génère sont transférés.
Dans la configuration 1, dans l'onglet 'Clients' 2, le compte 'Avances et acomptes' est renseigné (compte 41900000).
Dans l'onglet 'Taxes' 3 vous avez sélectionné “TVA sur Encaissement” et sans journal d'OD .
Vous obtenez l'export suivant :
Journal de vente :
Le 1er décembre : aucune écriture de vente au titre de la facture d'acompte.
Le 6 décembre : écriture de la facture de solde avec prise en compte de l'acompte sur le compte 41900000 1. La TVA due au titre de la facture de solde est mise en attente dans le compte de TVA à régulariser 45800000.
Journal de Banque :
Le 1er décembre : écriture d'encaissement de la facture d'acompte en créditant le compte 41900000 2, la TVA est collectée dès l'encaissement de l'acompte (3.27€).
Le 6 décembre : écriture d'encaissement de la facture de solde 3. La TVA mise en attente sur le compte 45800000 sur le journal de vente est collectée (7.64€).
Variante avec un journal d'OD si vous avez coché "Régularisations de TVA en OD" dans l'onglet "Taxes"
Journal de vente : inchangé
Journal de Banque : Ecritures d'encaissement des 2 factures sans déclaration de TVA. 5
Journal d'OD : Ecritures de collecte de la TVA dues au titre de l'encaissement des 2 factures. 6
Export comptable avec TVA sur les débits
1 ) Compte "Avances et acomptes" non renseigné
Dans la configuration 1, dans l'onglet 'Clients' 2, le compte 'Avances et acomptes' est vide.
Dans l'onglet 'Taxes' 3 vous avez sélectionné TVA “Débits” et sans journal d'OD .
Vous obtenez l'export suivant :
Journal de vente :
Ecriture de la facture d'acompte le 1 décembre 1 et écriture de la facture de solde le 6 décembre 2 avec pour chacune la TVA collectée.
Journal de Banque :
Ecriture d'encaissement de la facture d'acompte le 1 décembre 3 et écriture d'encaissement de la facture de solde le 6 décembre 4
Il n'y a pas de variante avec un journal d'OD dans le cas de la TVA sur les débits sans compte d'avance et acompte renseigné.
2 ) Compte "Avances et acomptes" renseigné
Dans l'onglet 'Taxes' de l'export comptable vous avez sélectionné “TVA sur Encaissement”.
Dans l'onglet 'Clients', le compte 'Avances et acomptes' est renseigné (compte 41900000).
Dans ce cas la facture d'acompte n'est pas transférée en comptabilité, le montant de l'acompte mouvemente le compte d'attente 41900000.
Vous obtenez l'export suivant :
Journal de vente :
Ecriture de la facture de solde le 6 décembre avec prise en compte de l'acompte sur le compte 41900000 1 et collecte de la TVA de la facture de solde (7.64€).
Journal de Banque :
Le 1er décembre : écriture d'encaissement de la facture d'acompte , en créditant le compte 41900000 2 et en collectant la TVA de l'acompte (3.27€).
Le 6 décembre : écriture d'encaissement de la facture de solde sans TVA (la TVA a déjà été collectée sur l'enregistrement de la vente).
Variante avec un journal d'OD si vous avez coché "Régularisations de TVA en OD" dans l'onglet "Taxes"
Journal de vente : inchangé
Journal de Banque : Ecritures d'encaissement des 2 factures sans déclaration de TVA 4
Journal d'OD : Ecritures de collecte de la TVA due au titre de l'encaissement de l'acompte 5 (La TVA de la facture de solde a déjà été collectée sur l'enregistrement de la vente).
