Annuler ou supprimer une réservation

Une réservation annulée ne bloque pas le calendrier mais reste présente dans les données.
Une réservation supprimée est physiquement supprimée de vos données.

→ fiche “Réservation” / bouton “Supprimer”

Si vous ne souhaitez pas conserver la trace de la réservation qui a été annulée par le client, cliquez sur “Supprimer”.

Attention, vous ne pourrez pas supprimer une réservation :

• Si celle-ci appartient à une période clôturée
• Si la réservation contient une facture définitive (puisque les factures ne peuvent pas être supprimées). Dans ce cas, vous pouvez marquer la réservation comme “Annulée” (onglet annulation de la réservation) et la chambre deviendra disponible pour d'autres réservations (voir Annuler une réservation).
• Si la réservation contient une facture en brouillon, vous devrez d'abord supprimer cette facture proforma (onglet Facture, bouton Supprimer sur la ligne de la facture), puis supprimer la réservation.
  
  
  
• Si la réservation contient des règlements, vous devrez d'abord les supprimer (nous vous conseillons de ne saisir les règlements réellement que le jour où vous les recevez).
• Si la réservation est annulée mais que vous conservez des frais d'annulation, vous devez l'annuler et pas la supprimer.

→ fiche “Réservation” / onglet “Annulation”

Une réservation annulée conserve ses éventuelles factures et règlements.

Dans l'onglet “Annulation”, marquez la réservation comme “Annulée”. Les données de cette réservation sont conservées, et la chambre redevient disponible pour d'autres réservations.

Dans le calendrier, les réservations annulées apparaissent barrées. Cela ne vous empêche pas de saisir des réservations aux mêmes dates, qui ne génèreront pas d'alertes de sur-réservations.

Si vous ne souhaitez pas voir les réservations annulées sur votre calendrier détaillé, modifiez les préférences dans “Paramètres & Tarifs / Paramétrage de Manava / Préférences”.

Exemple : le client a réservé un séjour de 300€ et a versé un acompte de 75€.
Vous avez déjà facturé l'acompte :

et enregistré le règlement de l'acompte :

Pour annuler la réservation, dans l'onglet “Annulation”, cochez “Réservation annulée” 1, saisissez la date de l'annulation 2 et le motif 3.

Si vous conservez l'acompte en frais d'annulation, vous saisissez le montant des frais 4, donc 75€. Appuyez sur Entrée. Vous ne générez aucun autre document. Le client ne vous doit plus rien. Le solde de la fiche est à 0€.

Dans le champ “Frais d'annulation”, laissez 0€, puisqu'il s'agit d'une annulation sans frais.

Dans ce cas, votre facture déjà finalisée doit faire l'objet d'un avoir. Cliquez sur 5 “Ok, générer un avoir”. Cliquez sur l'onglet “Facture” pour visualiser l'avoir et le finaliser. Vous devez ensuite enregistrer le remboursement de votre client, dans l'onglet “Annulation”, cliquez sur “Ok, saisir un remboursement” 6. Le solde de la fiche est à 0€.

Si vous ne souhaitez pas que les réservations des clients “no show” soient prises en compte dans vos statistiques (taux d'occupation par exemple), il faudra les annuler (coche Annulation de la fiche Réservation) et dans le champ “Notes”, saisir par exemple “non présenté”.